株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様 box導入事例

”業務効率が格段に上がり、クライアント企業様も大変喜んでいただいております。いままでメールで苦労していたことが嘘のようです。”

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター

マーケティング事業部/コンタクトセンター
        運営責任者 牟田 昌弘 様

株式会社アソウ・ヒューマニーセンター様(以下、アソウ・ヒューマニーセンター様)は2017年にboxをご導入されました。そのいきさつや、活用方法、導入の効果についてマーケティング事業部/コンタクトセンター 運営責任者である牟田 昌弘様に伺いました。

まずは貴社のサービスを教えてください
アソウ・ヒューマニーセンターは人材派遣、人材紹介をはじめとした総合人材サービスをご提供しております。私は、そのなかでも、営業支援サービスとして営業プロセスのアウトソーシングをご提案しております。現在のメイン業務は営業アポイント代行です。ご依頼元に代わって電話営業を行い、見込みの高いターゲット企業の担当者様にアポイントを取り、クライアント企業の営業担当者様にご訪問いただいております。
アポイント代行業務に限らず、展示会来場支援や、セミナーへの集客業務など、営業ご担当者が非対面で行える業務プロセスを、弊社にアウトソーシングしていただいております。
貴社の強みはどんなところですか?
福岡をはじめ、全国に営業支援会社はたくさんございますが、弊社はテレセールスを行っているオペレーターの質にこだわっています。電話業務を行うオペレーターは、営業や販売など、対面でしっかりコミュニケーションをとりながら、商品・サービスのメリットを訴求する業務経験がある方を採用させていただいております。もちろん電話するにあたって、事前に、クライアント企業様の商品・サービスのコンセプトを理解し、トークストーリーとトークスプリクト(台本)を用意します。オペレーターはその台本をただ読み上げて伝えるだけではなく、コミュニケーションの中でトークストーリーの大筋をおさえながら、自分たちでトークを組み立て、ターゲット企業にアプローチをしていきます。
「クライアント企業様のファンづくり」が私たちのサービスのコンセプトです。
図3
boxを導入したきっかけはなんですか?
もともとは弊社の給与計算代行を行なっている事業部が、個人情報、機密情報が多く含まれるデータのやり取りを行うために検討したのがきっかけです。 
他社のサービスもあるなかboxを採用していただいた理由はなんですか?
サービスの検討にあたって最も重視した点は「セキュアな環境」で情報の授受ができるという事。具体的に言うと、ログの管理やダウンロードやフォルダ階層毎にアクセス設定できる事です。これは、クラウドサービス自体の実績や、グループ会社のシステム部門にもboxと他4社ほどのサービス調査と評価をしていただきましたが、その結果、boxが最も高くセキュアな環境で信頼がおけるサービスであったため、採用となりました。特にアメリカ国防省も使用しているところも安心して任せられるポイントでした。
営業を担当していただいた方に、使用事例や設定についてなど、丁寧に、熱意をもってご対応いただいたことも導入した理由の1つです。導入後も様々な質問に素早いレスポンスでご対応をいただいております。いつもありがとうございます。
導入前の課題はなんですか?
日々、デイリーレポート(業務日報)を、Excelファイルでクライアント企業様に納品しております。デイリーレポートには企業名、電話番号、住所などの基本情報と、ターゲット企業へアプローチした結果、収集した部署名、役職名、担当者名、対応記録情報などのコール結果情報が記載されており、クライアント企業様へ毎日、デイリーレポートを通じて業務進捗報告をしています。これを以前はメールでやり取りをしており、クライアント企業様ごとにフォルダを作って、メールを保存・管理を行っていました。しかしクライアント企業様が増えると、喜ばしいことと同時に、メールの管理が大変になり困っておりました。また、クライアント企業様と、さらにセキュアな環境で情報のやり取りができることを望んでおりました。
Excelファイルのやり取りだけではありません。クライアント企業様から、例えば「こういう情報を事前に引き出してもらったら商談がはずんだ」などのご要望にあわせて、トークスプリクトをどんどんブラシュアップをしていくのですが、それらのファイルの修正や更新のやり取りもあり、メールフォルダでの管理に限界を感じておりました。 
boxをどのように使われているのですか?
まず、クライアント企業様の名前と日付でフォルダを作成し、そのフォルダをプレビューアー/アップローダーという権限で共有しています。この権限はファイルの編集・ダウンロードはできるが、削除やフォルダの新規作成はできないので、社外の人に共有する際にちょうどいい権限ですよね。
弊社が作成したファイルはこのフォルダに納品し、変更点があれば修正していますが、ダウンロードは行いません。フォルダをローカルへ同期する事も禁止しているので、boxからファイルを直接開き、編集して、直接boxに保存しております。 
クライアント企業様がご訪問結果と改善ポイントを我々へフィードバックしていただくために、ファイルは随時更新していただいております。またクライアント企業様の新しい営業ツールが出来た際も、boxで共有していただいております。 
boxを使われてどう変わりましたか?
メールでやり取りするより格段に管理しやすくなりました。boxはファイルに対してコメントのやり取りもできるので、一つのファイルについての流れも見えていいですね。以前はコピーして、更新したファイルをさらにコピーをしてという方法だったので、ファイルが増えていましたが、boxを使うとそれらが一元管理できます。無駄なファイルも増えないので※1、快適に使わせていただいております。フォルダのソートもできるので、古い付き合いの顧客や新しい付き合いの顧客の順番にわかりやすく管理が出来ます。 
※1 boxはファイルを編集した場合、過去のバージョンが保存されている(バージョン管理) 
導入直後、苦労された点はありますか?
何も説明がいらないほど簡単に利用できるので、そこが良かったです。極希にITに慣れていない、クライアント企業様に対しては、私の方でboxの利用手順書を作成し、利用設定手順をご説明しておりますので、ほとんど導入にあたっての苦労はないですね。
お客様からのboxの評価はどうですか?
boxを利用し始めてから、業務効率が格段に上がり、クライアント企業様も大変喜んでいただいております。いままでメールで苦労していたことが嘘のようです。
今後の要望や弊社への期待は何かありますか?
クライアント企業様がこのまま増えてきたら、営業支援システムも検討したいですね。 営業プロセスアウトソーシング事業がこのまま大きくなれば、きっと不便さがでてくるので、その時はご相談したいと思っています。

本日はお忙しい中、ありがとうございました。

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