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2022.03.04

Salesforce の標準機能③ 〜 Salesforce のカレンダーへの招待〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、前回の「公開カレンダー」に続いて、「カレンダーへの招待」を紹介します。

Lightning Experience (以下、LEX)では、Einstein 活動キャプチャでの Google Workspace や Microsoft365 の連携が必要です。連携していない場合は、招待の通知が配信されませんので注意しましょう。
また、Einstein 活動キャプチャは、有料オプション、もしくは、SalesCloud などのライセンスで利用できる機能です。Salesforce Platform などのライセンスでは利用できませんので注意しましょう。

カレンダーへの招待

前回の、リソースカレンダーでも紹介しましたが、行動のレイアウトに被召集者を追加すると、同じ活動に、他のユーザを招待することができます。
LEXのUIとClassicのUIでは、招待方法が異なりますのでここで説明します。

Classic

メールが配信され、メールのリンクをクリックして、「参加」をクリックします。

行動の「メンバー」の召集の「追加」ボタンで召集者を選択。

召集者にメール配信されますので、「参加」「不参加」の回答を選択。

LEX

Einstein 活動キャプチャと連携している場合は、連携先の Google Workspace や Microsoft365 など各プラットフォームを通じて、招待メールもしくは通知が配信されます。各プラットフォーム上で、参加・不参加の回答を行います。
ただし、「Einstein 活動キャプチャ」には「同期の方向」の設定があり、同期の方向によって、招待は通知されませんので、システム管理者に同期の方向を確認しましょう。

新規行動で「被召集者」を登録

Salesforce (Einstein 活動キャプチャ)と連携しているツールから、カレンダーの通知が配信されます。(例:Google Workspace の場合)

※Einstein 活動キャプチャを利用していない場合

被召集者に追加しても、招待ユーザに通知を配信することができません。プロセスビルダーなどで、通知を設定するなど工夫が必要です。被召集者のカレンダーを見た場合は、被召集者の行動にも反映されますので、カレンダービューの「空き状況」で空きを確認してから、招待する必要があります。事前に、Chatterなどで参加の有無を確認して、参加可能であれば、あとから被召集者に追加するのが無難かもしれません。

空き状況の確認画面

「Einstein 活動キャプチャ」と「Lightning Sync」の違い

LEXのUIではカレンダーを連携するツールが2つあります。

Einstein 活動キャプチャ カレンダーとメールを連携
Lightning Sync カレンダーの連携

Winter'21 以降は「Lightning Sync」は設定することができません。今後、「Einstein 活動キャプチャ」に統合される予定ですので、新規のユーザは「Einstein 活動キャプチャ」を設定しましょう。

最近では、メールの設定で、ホテルや飛行機などを予約すると、メールを受信すると自動的にGoogelカレンダーやOutlookのカレンダーに予定を連携するホテルや交通機関などのサービスが増えています。Salesforce のカレンダーをメインで使用しようとすると、どうしても予定の漏れが発生しますので、現時点では Salesforce のカレンダーはGoogelカレンダーやOutlookのカレンダーと連携する使い方が一番無難な使い方だと思います。

ただし、「Einstein 活動キャプチャ」では、メールマガジンなど Salesforce に登録不要なメールはインポートしないように、正しい設定が必要です。

【動画内容】 (9分程度、※音声が流れます)

  • 被召集者
  • 招待(LEX編)
  • 招待(CLASSIC編)
  • 行動の添付ファイル

行動の添付ファイル

行動には添付ファイルを保存できます。
会議であれば会議資料などの活動で使うファイルや、訪問であれば受領した資料などの活動で使用したファイルなどを添付しておくことが可能です。
1ヶ月前のミーティングで、どんな話をしたか思い出すのに活動の添付ファイルに資料を見返す時などに便利な機能です。
添付ファイルはレイアウトを変更すると、取引先以外のオブジェクトに保存できます。
行動なのか取引先なのか、添付ファイルの保存先が迷子になることが多いです。個人個人がバラバラな使い方をすることで添付ファイルが迷子になるので、また業種によって必要なファイル(申込書の控え、他社のキャンペーン情報のチラシなど)もあると思いますので、どこに保存するかを、社内で話し合って運用ルールを決めましょう。

今回の Salesforce LEXのカレンダーへの招待は、他のカレンダーとの連携が前提になっています。
また、カレンダーに招待する時だけ、Classicに切り替える方法もあるのですが、あまりスッキリしない使い方になってしまいます。Salesforce Platformライセンスや、 Google Workspace や Microsoft365 などを契約してない他のカレンダーと連携できないユーザが取り残されているので、LEXで Salesforce 単体で参加の回答はできないとしても、被召集者をレイアウトに追加した時に、被召集者の通知のONになるようにして欲しいと個人的には思います。

ナレーション:
BGM :

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