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Salesforce

2022.05.20

Salesforce の標準機能⑥ 〜リストビューでレコードを一括更新してみよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回からはリストビューについて紹介します。

リストビューとは

リストビューとは、Salesforce のレコードを表示するリスト形式の画面です。
取引先、商談、ケース、などのタブを最初にクリックした時の画面のビューです。
基本的には、テーブルビューですが、各オブジェクトに対して、さまざまなリストビューの種類が用意されています。

リストビューは、レポートと違いレコードの一括更新の機能が豊富です。

リストビューの種類

①テーブルビュー

デフォルトのビューです。リストビューの中で代表的なビューです。

2022.05.16

Optimizer(オプティマイザ)で、Salesforce の健康診断

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こんにちは、クラウドソリューション部の西川です。

Salesforce を何年も使っていると、試行錯誤して作った項目やレポート、ダッシュボードなどが無限に増え続けていると思います。

毎年見たい指標が変化したり、その時は必要だと思って頑張ったレポートも時が過ぎ、今では全然使われなくなったものも多いと思います。

整理整頓がしっかりしたシステム管理者さんが管理する Salesforce 組織だと、ありえないと思いますが、複数の人が思い思いに色々なレポート、ダッシュボードを作っている組織では使っていないレポート、ダッシュボードなどがそのまま放置されているケースが多いのではないでしょうか?

管理者も不要なものは消去しようと思っても、「もしかしたら誰か使っているかもしれない」、「消すとなにか影響しそう」となると慎重にもなるというものです。

そこでオススメしたいのが、オプティマイザの機能です。

Optimizerとは最適化という意味もあるので、Salesforce 環境の健康診断ツールのような存在ですね。早速機能を利用してみましょう。

2022.05.06

Salesforce の標準機能⑤ 〜活動レポートのメール自動配信時の注意点〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回も活動レポートの自動配信メールについて説明をします。

レポートのメール配信

Salesforce のメール配信でよく使われているのが、「日報のメール配信」ではないかと思います。
夜の9時に本日の活動のレポートを配信したり、毎朝8時に昨日の活動レポートを自動配信することができます。

過去にレポート機能のまとめを紹介していますので、今回は活動レポートの注意点を中心に紹介しようと思います。

2022.04.22

Salesforce の標準機能④ 〜対応者未定のタスク(ToDo)はキューに割り当てよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、Salesforce の標準機能シリーズから「公開グループとキュー」を紹介します。

公開グループ

ToDoの割り当てや、レポートの共有などで、複数のユーザを管理する時に利用します。
一見、「グループ」の方で登録できそうですが、「グループ」では、ToDoの割り当てなどを利用できません。
「公開グループ」はChatterがリリース前からあるグループです。Chatterがリリースされた後に、無印の「グループ」が使えるようになりました。
混乱すると思いますが、無印の「グループ」と「公開グループ」は別物なので、注意しましょう。

キュー

キューは直訳すると「待機行列」の意味で、一時的な割り当てユーザのいない待機状態のオブジェクトに使用します。

Web-to-リードや、Web-to-ケースなどでは、Webから見込み客やお問い合わせを取り込む時に、フォームの入力内容(見込み客の地域や、緊急度の状況)で、ユーザの割り当ての条件を設定できます。この割り当てルールに当てはまらない場合は、キューに割り当てることが多いです。

2022.04.06

Salesforce のチュートリアル 〜 Salesforce をはじめよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

4月は、新入社員の入社や、人事異動の季節ですので、Salesforce を初めて使うユーザ向けに、Salesforce の基本的な説明をしてみようと思います。
Salesforce を既にご利用の方も、Salesforce の概念をもう一度おさらいする機会になれば、幸いです。

Salesforce とは

Salesforce(セールスフォース)は、セールスフォース・ドットコム社が提供する世界No.1の顧客管理(CRM)ツールです。地方自治体のシステムなど、業界を問わず、さまざまなシステムで使われています。

私自身も普段の生活の中でインターネット上のサービスを利用するときに、どこかで見たことある画面だなと気づいて、URLや送られてくるメールをよく見ると Salesforce で作られているシステムだと気づくことがあります。

初期設定

Salesforce のユーザの登録は、システム管理者が行います。
必要な権限の割り当てなどを行うと、ユーザにはユーザ登録(” Salesforce へようこそ”)のメールが配信されます。

メールのリンクをクリックして、パスワードなどの初期設定を行います。

今年の2月よりMFA(多要素認証)が必須になっていますので、MFAの設定も忘れずに行いましょう。

2022.03.16

Salesforce の代理管理者の機能 〜ユーザ登録やパスワードリセットをチームリーダーに委任しよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

4月から人事移動や新生活スタートの季節で、Salesforce システム管理者の仕事が増える時期でもありますので、
今回はシステム管理者向けの代理管理者代理ログインの機能をご紹介します。

Salesforce のシステム管理者の仕事

昨年の3月に、ユーザ管理の初歩的な部分をご紹介していますので、過去のブログを参考にして頂けると幸いです。

  • ユーザの追加
  • ユーザの無効化
  • プロファイルとロールの設定
  • 権限セット

この他にも、オブジェクトの項目管理や、Chatterグループの管理、レポートのフォルダ管理、メールテンプレートのフォルダ管理など、使用している機能の数だけシステム管理者側の設定があります。

2022.03.04

Salesforce の標準機能③ 〜 Salesforce のカレンダーへの招待〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、前回の「公開カレンダー」に続いて、「カレンダーへの招待」を紹介します。

Lightning Experience (以下、LEX)では、Einstein 活動キャプチャでの Google Workspace や Microsoft365 の連携が必要です。連携していない場合は、招待の通知が配信されませんので注意しましょう。
また、Einstein 活動キャプチャは、有料オプション、もしくは、SalesCloud などのライセンスで利用できる機能です。Salesforce Platform などのライセンスでは利用できませんので注意しましょう。

カレンダーへの招待

前回の、リソースカレンダーでも紹介しましたが、行動のレイアウトに被召集者を追加すると、同じ活動に、他のユーザを招待することができます。
LEXのUIとClassicのUIでは、招待方法が異なりますのでここで説明します。

2022.02.18

Salesforce の標準機能② 〜社内行事や会議室をカレンダーで管理しよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

前回の活動の続きで、公開カレンダーリソースカレンダーを紹介します。

公開&リソースカレンダー

Salesforce では、人の活動以外にも、会社の行事や、場所やものを管理するカレンダーを作ることができます。

公開カレンダー 会社の行事、支店のイベントなどを管理します。 例)創立記念日、入社式、勉強会など
リソースカレンダー 場所や物品を管理します。 例)会議室、応接室、プロジェクター、社用車など

リソースカレンダーを使うには、システム管理者が「被招集者」を行動のレイアウトに配置する必要があります。詳しい設定は動画にまとめていますので、動画をご確認頂ければと思います。

2022.02.04

Salesforce の標準機能① ~取引先の活動履歴をチームで共有しよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、Salesforce の「活動」について説明したいと思います。
Salesforce を使い始めたばかりのユーザに向けた入門編的な内容になっています。

「活動」は、営業活動にとって大事な情報です。取引先の活動を共有することができれば、チーム内で「早く言ってよ」のような状況を防ぐことができますので、ぜひ活用しましょう。

活動の種類

おおまかに活動と言っていますが、主に活動は3種類に区別されます。

行動 時間が決まっている予定。時間が過ぎれば終了になる行事
展示会、セミナーなど
ToDo 終わると、完了になる作業
見積書送付、検品作業など
活動 正確な時間が決まってなく、完了したかどうかも管理しない活動
行動や、ToDoのどちらでもない活動。おもに、過去から現在の活動を示します。
電話、来店など

2022.01.14

Salesforce のメール機能のおさらい② 〜メール開封確認ダッシュボードのご紹介〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、以前ご紹介したメール機能おさらいの後編です。
過去の動画を、YouTube用にまとめて公開しましたので、改めて追加した内容を含めてご紹介します。

④キャンペーンメール送信

キャンペーンが使えるライセンス限定ですが、200名以上に一括でリストメールを送る場合は、キャンペーンメンバーを使うと便利です。
キャンペーンメンバーをレポートからも一括で追加できます。

2022.01.06

Salesforce のメール機能のおさらい① ~新年の挨拶をメールで一括送信してみよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、以前ご紹介したメール機能の動画のまとめです。
以前のブログと重複しますが、ナレーションを入れて、追加の機能紹介を加えて、動画を再編集していますので、参考にして頂けると幸いです。

①メールテンプレート作成

2021.12.17

Salesforce のレポート機能のおさらい ~レポート集計で今年の結果を振り返ってみよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、初期のサポートブログの動画には、ナレーションがありませんでしたので、ナレーションをつけて、新たに作り直しました。
過去に紹介していない機能を加えて、YouTubeにアップしましたので、サンビットのYouTubeチャンネルの紹介も兼ねて、ご紹介したいと思います。

①レポート作成

レポートの基本的な作成方法を説明しています。
レポートのタブ内の検索は、全てのレポートからの検索ではなく、ページ内の検索なので、検索でヒットしないことが多いです。レポートの検索はグローバル検索がおすすめです。

2021.12.03

Salesforce の承認プロセスのご紹介【後編】 〜承認プロセスを設定してみよう(脱ハンコ実践編)〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

前回に続いて、承認プロセスの説明の後編になります。
前回の記事を確認頂いてから、読んで頂けると幸いです。

全体の流れ

前回の準備編と、今回の実践編をまとめて紹介します。

01

準備編

カスタムオブジェクト作成
  • カスタム項目
 レイアウト設定
  • 承認申請ボタンの配置
タブの設定
  • カスタムオブジェクトをタブに表示させる
02

(任意設定)

カスタムプロファイル設定
  • カスタムオブジェクトの参照権限の設定(削除不可など)
メールテンプレート
  • 承認結果の通知など(省略可能)
ユーザ情報の設定
  • 承認者にマネージャを使う場合は、ユーザ情報のマネージャを登録
03

実践編

対象オブジェクトの設定
  • 仮払申請、休暇申請など対象オブジェクトを選択
開始条件を選択
  • 仮払額が0円以上で申請可能など、申請可能な条件を設定
承認経路を設定
  • 申請者→マネージャ→経理担当者、などの承認ステップを設定します。
最終承認時のアクション
  • 仮払申請の状況を「承認済」に更新など、レコードの自動更新や、メールテンプレートの設定

2021.11.18

Salesforce の承認プロセスのご紹介【前編】 ~カスタムオブジェクトを作成してみよう(脱ハンコ準備編)~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

これまで、問診票、ワクチン接種記録書、宅配と、COVID-19関連をテーマで、前編と後編の各2回ずつのシリーズをやってきたのですが、COVID-19シリーズの最後に”脱ハンコ化”について、前編・後編と2回に分けて紹介します。

Salesforce には、社内稟議などを Salesforce 内だけで完結させる、「承認プロセス」という機能があります。
この機能を使うためには、経費精算、勤怠申請、仮払申請、休暇申請など、カスタムオブジェクトの作成が必要です。標準オブジェクトでは、Sales Cloudの見積などでも設定できます。

2021.11.15

ノーコードで Salesforce へデータ集計 ~Tableau CRMの Salesforce 出力接続

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こんにちは。クラウドソリューション部のエンジニアの高尾です。

Salesforce の導入作業に携わっていると、
外部システムのデータを集計して、 Salesforce にあるレコードと関連付けして集計したい」というニーズがよくあります。

このような場合には、
外部システムのデータのインポート先として、カスタムオブジェクトを準備しておき
そのオブジェクトを Salesforce のレコードと関連付けしておいて、
積み上げ集計項目やApexトリガ、バッチ処理等の独自集計処理で関連付けしたレコードに集計結果を持たせる、といったことをよく行います。

ただし、この方法では、積み上げ集計項目の作成数上限や仕様、 Salesforce のストレージ容量といったプラットフォームの制限事項を考慮する必要があります。
またApexを使った解決方法の場合は、プログラム作成の専門知識が必要となり、 Salesforce の内製化を行っているお客様には敷居が高くなりがちです。

そういったお客様でも、ノーコードで簡単に集計機能を実現できる方法として、
Tableau CRMの Salesforce 出力接続を使ったデータの書き出しをご紹介いたします。

2021.11.04

Salesforce の多要素認証(MFA)の認証ツールのご紹介 ~セキュリティキー(U2F)での認証を試してみました~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

来年の2月の多要素認証に必須化に伴い、サンビットでもセキュリティキーによる認証方法を試してみました。
Salesforce の多要素認証の2要素目のツールで、Salesforce Authenticator に続いて、2番目にオススメなツールになります。

セキュリティキーとは

U2F(Universal 2nd Factor=2段階認証)の方式の、物理的なキーです。
USB-Aや、USB-C、NFC(非接触型IC)などがあり、USB-Aがもっとも汎用性が高いと思います。
セキュリティを高めるために、タッチセンサーがついていて、センサーにタッチすると、認証する仕組みをとっているメーカーが多いようです。流石に、挿したままでOKであれば、セキュリティキーの意味がないので、挿したままで使えるキーを販売しているメーカーはなさそうでした。

セキュリティ上の都合でオフィスにスマートフォンを持ち込めない環境や、地下オフィスで有線LANのみ、スマホの電波が届かない環境では、このセキュリティキーがオススメです。番号などは特に入力せずに、USBポートに挿し、センサーをタッチするだけで認証が完了します。
私が Amazon で見た時は、3000円台でしたが、2週間後には4000円台で品薄状態になっているようでした。

実際に使っている画面は、動画で確認頂けると幸いです。

2021.10.20

Salesforce のプロセスビルダーのご紹介【後編】 ~宅配(デリバリー)向けアンケート機能の応用を考察~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

これまでシリーズで紹介しているアンケートの機能の第3回目になりますので、読んでいただいてない方は、
下記の記事を確認いただけると幸いです。

前回は下記の動画のプロセスビルダーの設定方法を説明したのですが、今回は、前回説明できなかったプロセスビルダー以外の設定を補足します。

2021.10.18

Google Chrome の拡張機能で Salesforce を便利に使おう その2

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弊社ブログへのアクセスありがとうございます。
クラウドソリューション部 エンジニアの南里です。

Google Chrome の拡張機能の中には、 Salesforce をさらに便利に使うために
Salesforce 用の拡張機能も沢山公開されています。

以前、 Salesforce 社が公開している拡張機能を紹介してから1年経ってしまいましたが、

今回はサードパーティ製の Googleスプレッドシートのアドオンをご紹介いたします。

2021.10.07

Salesforce のプロセスビルダーのご紹介【前編】~ノーコードでワークフローを自動化しよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回はプロセスビルダーをご紹介します。

これまで、シリーズでアンケートの機能を紹介しています。
前々回はメールでの「アンケートの応用」を含んでいて、今回はアンケートの「QRコードの応用」を含んでいますので、
もしアンケートの記事を読んでいただいてない方は、下記の記事を確認頂けると幸いです。

プロセスビルダーとは

プロセスビルダーとは、ノーコードで Salesforce のワークフローを自動化する機能です。

例えば、商談が成約するとChatterでグループメンバーに通知を送ったり、商談が成約すると取引先の特定の項目を更新したりできます。
基本的に、画面上で設定を選んでいくだけなので、コードを覚えることが不要です。
画面上に表示される設定をクリックしていくだけなので、プログラム未経験でも直感的に、プログラムを組めます。

2021.09.24

Salesforce Authenticatorモバイルアプリケーションのご紹介~ Salesforce ユーザ必見!2022年2月にMFA(多要素認証)が必須化~

こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

Salesforce では、来年の2月にMFA(多要素認証)での Salesforce へのログインを必須化する予定です。
今回は Salesforce のMFAアプリ「 Salesforce Authenticator モバイルアプリケーション」について説明します。
多要素認証とは、パスワード+スマートフォンなど、2つ以上の要素を用いて認証する仕組みです。

急激なリモートワークの普及によって、より高いセキュリティが求められています。
それに伴い世界的にもMFA(多要素認証)が広がってきました。
現状では、さまざまなアカウントのパスワードはブラウザに記録させていて、覚えてない人も多いと思います。
パソコン本体などのセキュリティが正しく運用されていない場合、パスワードの意味がなくなってしまう可能性があります。

詳しくは Salesforce のサイトや資料を確認頂いて、今回はポイントだけ紹介します。

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