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2021.12.17

Salesforce のレポート機能のおさらい ~レポート集計で今年の結果を振り返ってみよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、初期のサポートブログの動画には、ナレーションがありませんでしたので、ナレーションをつけて、新たに作り直しました。
過去に紹介していない機能を加えて、YouTubeにアップしましたので、サンビットのYouTubeチャンネルの紹介も兼ねて、ご紹介したいと思います。

①レポート作成

レポートの基本的な作成方法を説明しています。
レポートのタブ内の検索は、全てのレポートからの検索ではなく、ページ内の検索なので、検索でヒットしないことが多いです。レポートの検索はグローバル検索がおすすめです。

②レポートのメール配信

レポートの権限設定、共有設定、フォルダの設定について説明しています。

条件付きレポート配信機能

例えば、レコード件数が0件の時に、メールが不要であればメール配信しないように設定できます。メール配信の曜日設定には、祝日の設定がありませんので、このメール配信条件を組み合わせることで、祝日にメールが配信されないように設定できます。

レポートのCSVファイル添付

商談のフェーズには履歴を取る機能がついています。標準の項目履歴管理では18ヶ月の履歴をもつことができます。毎月動的に変わる顧客のステータスなどを、簡易的に履歴として使えます。例えば、毎月1日に顧客の契約情報をCSVファイル添付にしておけば、メールを検索してデータを簡易的にCSV上で遡ることが可能です。

③レポートの抽出条件

検索条件にある「検索条件ロジックを追加」でのAND条件とOR条件は半角での入力となります。
全角「OR」や全角「AND」、全角のスペースを使うとエラーになります。最初はよく間違えるので注意しましょう。

もっと特殊なのが、相対日付です。
「過去n日間」、「翌n日間」、「n日前」、「nか月前」 、「n年前」、「翌n年間」のような相対値は、半角スペースを入れずに入力します。
「過去 n か月」、「翌 n か月」「過去 n 週間」、「翌 n 週間」のような相対値は、「n」の前後に半角スペースを入れて入力します。
私自身も「n」の前後に半角のスペースが必要かどうかは覚えていません。相対日付でエラーがでたら、「n」の前後に半角スペースを入れるようにしましょう。

④レポートのグループ化

レポートはグループ化すると、そのグループに合計など、グループに対しての集計値が表示されます。グループのレコードの件数、小計、平均、総計などの表示の切り替えができます。
レポートに慣れてくると、グループの表示順を小計の降順にしたりなど、細かい表現ができるようになります。動画にでてくる、サマリータイプや、マトリックスタイプは、ClassicのUIでの用語なのですが、サマリー(行でグループ化)だと最大で3つのグループまで、マトリックス(行と列でグループ化)だと最大2グループ×2グループでグループ化できます。
前回は紹介していませんでしたが、小計などの表示切り替えスイッチを今回の動画で新たに紹介しています。


今年1年間の活動や商談などをレポートで集計して、今年1年を振り返ってみましょう。
レポートの基本編は他の動画に比べて閲覧数が多いので、動画を作り直してYouTubeにアップしました。更新頻度は遅いですが、過去のアーカイブの動画も少しずつ増やしていく予定でので、サンビットのYouTubeチャンネルもよろしくお願いします。

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