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2024.10.04

Salesforce のレポートの機能 〜標準レポートタイプを使ってみよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、レポートタイプについて説明をします。

レポートタイプとは

レポートを作成する時に、選択する種類をレポートタイプと呼びます。
例えば、「取引先と取引先責任者」「商談が関連する活動」「ToDoと行動」などが、レポートタイプになります。

画面でいうと、レポートの画面で「新規レポート」をクリックした後に表示される項目です。

レポートタイプ1

下の図の赤枠の部分が、レポートタイプになります。

レポートタイプは、レポートの雛形です。
あらかじめレポートのフォーマットが準備されていますので、目的にあったレポートタイプを選択してレポートを作成します。

レポートタイプの見分け方

レポートタイプには、標準レポートタイプとカスタムレポートタイプが存在します。
レポートタイプを選択する時にカテゴリで見分けできます。

標準レポートタイプ

→「取引先」、「取引先責任者と取引先」など

カスタムレポートタイプ

→ 「Chatter(取引先フィード)レポート」、「メール活動」など

標準レポートタイプの特徴

前述した、「取引先」と「取引先責任者と取引先」などが標準レポートタイプになります。
中には標準レポートタイプでしか作れないものも存在します。

  • ToDo と行動
  • HTMLメール状況
  • 被招集者が関連する行動
  • キャンペーンメンバーが 関連するキャンペーン

これらは動的にオブジェクトが変わるレポートです。

ToDo と行動

  • 名前 → 取引先責任者、リード
  • 関連先 → 取引先、商談、ケース

HTMLメール状況

  • 名前 → 取引先責任者、リード

被招集者が関連する行動

  • 名前 → 取引先責任者、リード
  • 被招集者 → ユーザ、リソースカレンダー

キャンペーンメンバーが 関連するキャンペーン

  • キャンペーンメンバー → 取引先責任者、リード

など、オブジェクトが動的に変わるレポートは、カスタムレポートタイプでレポートを作成できません。
動的にオブジェクトが変わらないレポートであれば、カスタムレポートタイプでも作成できます。

行動と ToDo は内部的に違うオブジェクト( Event と Task )ですが、レポート上では結合しています。メールの状況も、内部では分かれているオブジェクトをレポート上で結合している形式になっていますので、標準レポートでしか利用できないレポートタイプになります。

「〜が関連する」と「〜と〜」のレポートタイプ

取引先であれば、

  • 取引先
  • 納入商品が関連する取引先
  • 取引先責任者と取引先

と何種類か存在します。

①「取引先」

単体で取引先を表示するレポートタイプです。
親オブジェクトもこのレポートタイプです。
活動や取引先責任者は、子オブジェクトになるので「〇〇と△△」や「〇〇が関連する△△」のようなレポート対応になります。

②「納入商品が関連する取引先」

①で説明した子オブジェクトのレポートタイプです。

  • 取引先 → 親オブジェクト
  • 納入商品 → 子オブジェクト

「取引先責任者の役割が関連する取引先」はわかりにくいですが関連取引先責任者を有効化した時の、「取引先責任者の役割」は連結オブジェクトになります。
連結オブジェクトも子オブジェクトのひとつなので、このレポートタイプになります。

③「取引先責任者と取引先」

取引先責任者は、取引先が空欄でも登録が可能です。

※取引先責任者の新規登録画面では、取引先は必須項目ではありません

そのため、取引先が関連しない取引先責任者が存在します。
通常であれば「取引先責任者が関連する取引先」なのですが、親オブジェクトが取引先とは限らないため、そのような場合もレポートを作成できるような特殊なレポートタイプになっています。

【動画内容】 (9分半程度、※音声が流れます)

  • 標準レポートタイプ
  • カスタムレポートタイプ
  • A to B リレーション
  • レポートタイプの追加

まとめ

他にも、添付ファイル、承認プロセス、項目変更履歴、なども複数のオブジェクトに対してリレーションが組めるオブジェクトになっているため、カスタムレポートでは作成が難しいレポートが存在します。

標準オブジェクトは、動的にリレーションが変わるオブジェクトが多いため、特殊なリレーションの場合は標準レポートが活躍します。

活動の関連先

  • → 取引先、商談、ケースなどオブジェクトが固定ではない(リレーションが変わる)

活動の名前

  • → 取引先責任者、リードなど固定ではない(リレーションが変わる)

Salesforce を使っている方であれば「なんで、標準レポートタイプの紹介?」と思う方もいると思います。お察しの方もいらっしゃるかもしれませんが、「結合レポート」を説明するのにレポートタイプ(標準とカスタム)の説明が必要だからです。
そのような理由で、次回はカスタムレポートタイプについて説明します。ぜひ参考にしたいただけると幸いです。

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