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2023.01.06
Salesforce スケジュールトリガーフローのご紹介【後編】 〜相対日付のスケジュールトリガーフロー〜
こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。
今回は、前回の Salesforce のスケジュールトリガーフローについて説明の続きになります。
相対日付とは？
相対日付とは、「今日」「来月」「昨年度」などを特定の基準からの前後の関係を表した日付を示します。
スケジュールトリガーフローでは、「当日」「1日後」「30日前」などの、基準日から何日前なのか、何日後なのかを判定します。
複数の日付で実行が必要な場合は、あらかじめ実行する日をチェックして、その日付ごとにスケジュールトリガーフローを実行するわけではなく、Salesforce のレコードの日付項目から計算して、自動的に実行させます。
当日を判定する場合
今回の動画では、公開カレンダーにWeb会議のURLが登録されている、行動の日付を判定しています。
数式のカスタム項目を作成して、数式で当日を判定するチェックボックスを作成します。
当日を判定する数式
IF( 行動の日付 ＝ 今日, True , False )
チェックボックスの「True」の項目が今日の項目になりますので、これを条件に入れることで、当日を判定できるようになります。
n日後、n日前を判定する場合
Salesforce で契約情報などを管理していて、契約終了日の30日前に通知が欲しい場合も、同じように30日前を判定する項目を作成します。
契約終了日30日前を判定する数式
IF(( 契約終了日 - 30日) = 今日 , True , False )
- 4/30契約終了 → 3/31に通知
- 5/31契約終了 → 5/1に通知
例えば、納品日を管理している場合は、「-30」の部分を「＋30」にすることで、納品日の30日後にフォローの電話を入れる通知を出すこともできるようになります。
こちらも、この条件に合うかどうかを毎日判定させることで、特定の日にフローが起動します。
月初、月末を判定する場合
毎月1日に行う作業がある場合は、年月日の日だけを返すDAY関数を使うことで、判定できます。
毎月1日を判定する数式
IF( DAY(今日) ＝１, True , False )
月末の場合は、28日、30日、31日と最終日がバラバラなので、1日を足して1日になることで判定します。
月末を判定する数式
IF( DAY(今日 + 1日 ) ＝１, True , False )
- 4/30 → DAY(4/30 +1日) = DAY(5/1) = 1
- 5/31 → DAY(5/31 +1日) = DAY(6/1) = 1
【動画内容】 （18分程度 ※音声が流れます）
- スケジュールトリガーフロー
- 相対日付のトリガー
- フローの準備
- フローの作成
レコードトリガーフローと時間ベースのトリガーの組み合わせ
レコードトリガーフローでも、スケジュールを追加できます。
レコードトリガーフローの「開始」のオプションで、「スケジュール済みのパスを追加」で、
「レコードの更新」と「時間ベース」の条件を組み合わせたフローを作ることができます。
「スケジュール済みのパスを追加」で、「時間取得元」（基準日）と「オフセット数」(基準日から(まで)の時間)を設定できます。
スケジュールトリガーフローより細かい、月単位、日単位、時間単位のスケジュールが設定できます。
まとめ
スケジュールトリガーフローを実行するには、カスタム項目で計算式と併用することによって、細かい条件のアクションができるようになります。
DAY関数だけではなく、今回は紹介できなかったMONTH関数、YEAR関数を組み合わせることで、「毎年4月に１回だけ実行」、「2年に１回だけ実行」することもできます。
例えば、6ヶ月に１回の車のオイル交換の通知メールや、2年に１回の車検案内メールを取引先責任者にメールを送ったり、七五三を迎えるお子さんをお持ちの取引先責任者に、七五三の1ヶ月前に記念写真の案内メールを送ったりも自動化できます。
特定の周期で時間ベースで行っている作業は、スケジュールトリガーフローを使うと、処理を効率化できますので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。
