BLOG
2023.05.18
Salesforce のシステム管理者の設定 〜数式項目を使って、前年対比のグラフを作ってみよう〜
こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。
今回は、数式項目について説明をします。
今回は、システム管理者向けの内容になっています。
システム管理者でないと、数式項目は設定できません。一般ユーザの方は、参考程度に読んで頂けると幸いです。
数式項目とは？
数式項目とは、入力された項目を入力すると、特定の計算をして計算結果を表示するカスタム項目です。
数値の計算、テキストの表示など、簡単な数式から、IF関数で複数の分岐を作るなどの複雑な数式まで組めます。
例えば、
- 生年月日 → 年齢
- 最終活動日 → 未活動日数
- 金額→ 税込み金額
などを計算できます。
他には商談所有者のユーザ情報を表示できます。
（支店とディビジョンのテキストを連結）
数式項目の設定
オブジェクトマネージャで「リレーションと項目」を選択して「新規」をクリックします。
「数式」を選択して、次へをクリックします。
「項目の表示ラベル」「項目名」「数式の戻り値のデータ型」を選択します。
数式のフィールドに数式を入力します。
「項目を挿入」で、他の項目の値を挿入できます。
他に、「演算子」「関数」が挿入できます。
「次へ」で、プロファイルとレイアウトを選択して保存します。
関連オブジェクトの項目
上記では、商談所有者のユーザ情報を参照しましたが、同じように関連付けのあるオブジェクトの項目を参照できます。
- 商談 → 所有者の支店
- 取引先責任者 → 取引先の区分
特に商談所有者の部署やディビジョンなどは、商談のグルーピングなどで、よく使う数式です。
関数
さまざまな関数が用意されていて、関数を組み合わせることで、複雑な処理ができます。
例えば、取引先責任者の退職日から状況を判定することもできます。
数式は下記のようになります。
下記の関数を組み合わせることで、計算をしています。
退職日が未来かどうかの判定
退職日 > today()
退職日が空白かどうかの判定
ISBLANK( 退職日 )
条件による分岐
IF (条件,Trueの値,Falseの値)
【動画内容】 （9分半程度 ※音声が流れます）
- 数式項目とは？
- 演算子
- 関連オブジェクトの項目
- IF関数
数式項目の応用（前年対比のレポートの作成）
数式項目の応用で、対象の日付項目から「年度」「月度」を作ることで、前年対比のレポートでよりわかりやすいグラフを作成できます。
今回は複数の分岐があるため、CASE関数を使用しています。
（例）商談の完了予定日から「年度」を計算するテキストのデータ型の数式
※3月決算の場合
（例）商談の完了予定日から「月度」を計算するテキストのデータ型の数式
※3月決算の場合
レポート上で、上記の「年度」と「月度」でグループ化することで、下記のようなグラフを作成できます。
決算月の調整
注意点として、テキストはグラフのソート順を意識した数式にする必要があります。
「4月」と「10月」では、「10月」が先にソートされるため、”0”を先頭に追加して「04月」にする必要がありますし、決算日が3月だとすると、1〜3月は先頭にアルファベットなど1文字追加して、12月の次に、1月が来るように順番を文字列で操作する必要があります。
カスタム項目の「数式項目」と、レポートの「行レベルの数式」の違い
レポート作成時にも、「行レベルの数式」で数式を使えます。
例えば、商談金額の消費税を計算する場合は、どちらでも計算できます。
単純に「行レベルの数式」は商談のページレイアウトに表示されませんが、レポートのみの利用であれば、どちらでも計算できます。
レポートのみに必要な項目の場合は、用途によって使い分けます。
カスタム項目の「数式項目」 → システム管理者のみ作成可能
すべてのレポートに反映（削除しない限り有効）
レポートの「行レベルの数式」 → レポート作成の権限のあるユーザのみ作成可能
１つのレポートのみ反映（1回限り有効）
カスタム項目を増やしすぎると、リストビューの作成時などで項目を探すのが大変になります。
1回限りの計算であればレポートの「行レベルの数式」を使って、できるだけカスタム項目の作成は避けましょう。
まとめ
Excel と同じように、さまざまな関数が用意されていて、業務に必要な多岐に渡る数式を組むことができます。
また、Excel にあるVlookup関数はなく、リストの値を返すISPICKVAL 関数など独自の関数があります。
商談の利益や粗利を計算したり、よく使う項目になりますので、是非参考にして頂けると幸いです。
