まずは、Salesforce の連携機能を紹介します。

主に、下記のようなWebのフォームや返信メールから、Salesforce のレコードを作成する機能です。
今回は、メール to ケースについてまとめましたので、ケース全体の運用イメージを紹介します。

ケースの運用イメージ図（一部）

ケースとは Salesforce の標準オブジェクトで、「お問い合わせ」の管理を行う機能です。
メールやWebフォームなどからケースに取り込むことができ、受け付ける内容によって適切なユーザにケースを割り当てる機能があります。

ワクチン接種記録書で例えると、顧客から添付書類を受け取って、オペレータが添付書類を確認、書類に不備がないことを確認できれば、顧客のステータスを更新して、ケースをクローズ(解決済みに変更)するなどの運用ができます。

※ケースとリードの機能は​​Platformライセンスでは利用出来ないの注意しましょう。

リードとは見込み客のことで、Webフォームから新規に顧客情報を取り込みます。
商談化すると、リードは商談、取引先、取引先責任者にコンバートできます。
Web制作業者へ依頼、もしくはWebページ作成の知識が必要です。

Webフォームのイメージ

ケースとはお問い合わせのことで、Webフォームから既存顧客のお問い合わせなどを取り込みます。
問い合わせ状況を管理できます。
Web制作業者へ依頼、もしくはWebページ作成の知識が必要です。

メールソフトの返信アドレスを設定することで、返信メールがケースに変換されます。
メール to ケースはファイルの添付の受け取りが可能です。

この3つの機能が一般的です。他にも下記のような機能もあります。

Chatter の質問をケースに変換できます。

アンケートの回答を、ケースなどに変換できます。

デフォルトのWeb to リード

では、添付ファイルが受け取れないので、開発が必要です。
コミュニティサイトや、Chatter でも添付ファイルを受け取る方法もあるのですが、ユーザ登録が必要なので今回は割愛しています。

標準機能で可能です。
ただし、メールのプロトコルを使用するので、セキュリティに注意が必要。
個人情報を含む書類は取扱に注意が必要です。
例えば、第三者がメールサーバに不正アクセスすることによって、送信メールの中身が流出するリスクがあります。

質問の項目にファイル添付を追加できます。

メールは第３者がメールサーバへログインすることで、情報が漏洩する可能性があります。誤送信や転送の危険性もあり、プライバシーマーク制度でも個人情報を含むファイルをメールの添付ファイルで送信することは推奨されておりません。
メール to ケースは10年以上前からある機能なので状況が変わっている部分なのですが、近年では、メールのセキュリティはないに等しい扱いになっています。
ほとんどのワクチン接種記録書には住所や電話番号など個人情報の記載があるので、PPAP禁止の流れを配慮すると、結果的にメール to ケースの運用は推奨できなくなりましたので、今回の動画は架空の設定の事例紹介の動画になります。ワクチン接種記録書には、個人情報が含まれない前提になります。

個人情報保護とPPAP禁止の観点から考えると、メールで送る場合は住所や電話番号を隠した状態でスマホで撮影した写真を送付など、非効率的な運用になると思います。
新型コロナワクチンの接種が進むアメリカでは、接種を証明するカードが盗まれたり偽造されたりする事件が相次いでいますので、セキュリティの確保は必要です。

個人的な結論としては、「Salesforce Feedback Management ライセンス」ではアンケートでファイル回収ができるので、「個人情報利用の同意」のチェックと「添付ファイル」が同時に取れるので、Salesforce アンケートの添付ファイル回収機能、もしくはWeb to リードに開発で手を加える方法が、ワクチン接種記録書の回収に最適だと思います。

動画では「Salesforce アンケート」と「メール to ケース」組み合わせの運用を考えてみたので、次回詳しく紹介したいと思います。
特殊な使い方をしているので、今回は運用のイメージだけ掴んで頂けると幸いです。

Salesforce アンケート　×　メール to ケース(添付ファイル)　の組み合わせた運用のイメージ図

Salesforce アンケート　×　メール to ケース(添付ファイル)の組み合わせた例

• 家電の満足度調査　×　初期不良受付（メーカー保証書添付）
• ECサイト商品レビューアンケート　×　返品受付（輸送中の破傷写真添付）
• Webハンズオンセミナーのアンケート　×　宿題提出（添削対象ファイルの受付）※添付ファイルは個人情報を含まないファイルに限定

【動画内容】　（15分程度　※音声が流れます）

• メール to ケースとは？
• メール to ケースの設定
• メールテンプレート作成
• メールの送付

Salesforce にはさまざまな連携機能があることを確認いただき、経済活動の急激な変化への対応のヒント、セキュリティ確保の参考になれば幸いです。