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2021.03.12

Salesforce のユーザのメンテナンスについて ~ユーザの登録と権限の設定について~

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こんにちは、クラウドソリューショングループ カスタマーサクセスチームの坂井です。

4月からは新年度で、新入社員の入社や、人事異動の季節ですね。
そこで今回は、 Salesforce のユーザの登録方法と、アカウントに関わる権限についてご紹介します。

まずは、ユーザ登録の概略を簡単に動画でご紹介します。

【動画内容】 (7分程度 ※音声が流れます)

  • ユーザの追加
  • ユーザの無効化
  • ユーザの入れ替え

権限の設定

次に、権限の設定についてご紹介します。

ロール

「名古屋支店」や「仙台営業所」など、所属しているチームに伴う権限。レポートフォルダの共有などで使います。

プロファイル

「マネージャ」「営業社員」「事務社員」など、職位や職種に伴う権限。画面レイアウトの割り当てや承認プロセスなどで使います。

ユーザライセンス

契約している Salesforce のライセンスの種類です。
設定できるプロファイルの設定項目はユーザライセンスに依存します。
ユーザライセンスによって「取引先」「取引先責任者」「活動」はアクセスできますが、「商談」「リード(見込客)」にアクセスできません。
(ユーザライセンスは頻繁に変更されるので、詳細は割愛します。)


プロファイルでの権限の設定が可能ですが、Salesforce はリリースごとに機能が増え続けているので、プロファイルの設定を開くと大量の設定項目があります。
目当ての項目を探すにも項目が多すぎて探すのに苦労します。
そこでおすすめしたいのが、「権限セット」です。

権限セット

権限セットは、一部の権限をユーザ単位で拡張できる機能です。
一つの権限だけを1名だけに付与したいけど、このプロファイルの全員の権限が変わってしまうので、その1人のためだけプロファイルをコピーして新しいプロファイルを作ると、プロファイルがどんどん増えて最終的にプロファイルの管理が煩雑になっていくと思います。
そこで権限セットを使えば、「 Chatter グループ管理ユーザ」「メールテンプレートフォルダ管理ユーザ」「レポートフォルダ管理ユーザ」など目的に合わせた権限セットを作り、プロファイルと組み合わせてユーザ単位で割り当てられるので、非常に便利な機能です。

【動画内容】 (9分程度 ※音声が流れます)

  • 主な権限の種類
  • ロール
  • プロファイル
  • 権限セット

下記のような Salesforce のヘルプ画面で、「必要なユーザ権限」と書いてある部分は、このプロファイルや、権限セットなどで対象のユーザ権限を設定すると、機能が開放されます。

権限の中には「 Chatter へ外部ユーザの招待」や「レポートのエクスポート」など取扱に注意が必要な権限も存在します。
権限を適切なユーザに付与するだけではなく、権限を与えたユーザに適切な使い方の説明(アプリケーション内ガイダンスなど)まで出来ればベストだと思います。

共有設定でレポートなどを見ることができなかったユーザなどが、ロールを正しくメンテナンスすることで見られるようになるケースもあります。
この機会にユーザをメンテナンスして、今回の内容が新しい年度の準備の役に立れば幸いです。

クレジット:

この動画の音声は音読さんを使用しています。

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