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一致条件に使用できるキー

レコードの一致条件に使用できるキーは、取引先責任者であれば、名前、メールアドレス、などをキーにできます。
その他には、Salesforce ID 、または、ユニークな外部 ID を使用できます。

Salesforce ID は、レポートなどでも表示できますが、URLの15文字もしくは18文字のコードです。

外部 ID は、基幹システムの取引先番号など、外部システムのユニークなコードをキーに使用できます。

既存レコードの更新

Salesforce ID を含めたレポートをエクスポートします。

エクスポートしたデータを更新して、CSVファイルとして保存します。

対象オブジェクトのリストビューで「インポート」をクリックします。

「既存レコードの更新」を選択します。
オプション設定で、一致条件に使うキーを選択します。
データインポートウィザードでは、取引先と取引先責任者を同時にインポートできるため、両方のキーを設定できますが、取引先責任者の場合は、「取引先責任者の一致条件」の設定だけで大丈夫です。その他の設定も選択します。

次に、マッピングを選択します。
CSVのヘッダーの取引先責任者 ID になっている項目の「対応付け」をクリックして取引先責任者 ID の選択を行います。

取引先責任者 ID を選択して、「次へ」をクリックします。

「インポート開始」をクリックします。

確認メッセージがでますので、「OK」をクリックします。
前回の記事を参考にエラーがないか確認します。

エラーがなければ、Salesforce のレコードが更新されます。

 【動画内容】(10分半程度、※音声が流れます）

• レポートのエクスポート
• 定期的なエクスポート
• インポート（新規作成）
• インポート（更新）

まとめ

レコードの編集ソフト側で、自動変換機能などで、キーの項目の先頭の「０」（数字のゼロ）を消したり、表示できない記号を「_」（アンダーバー）に置き換えたりすることがあるため、意図せず、キーの項目が変わることがあります。

また、取引先責任者の一つの取引先を一括で置き換える場合は、Excel の「置換」機能、取引先責任者の複数の取引先を特定の条件で入れ替えるには、Excel の VLOOKUP 関数を使用します。既存レコードの更新には、場合によっては、Excel の高度な知識が必要です。

ただし、最近は、リストビューのインライン編集や、レポートのインライン編集、サードパーティ製のレコードの一括更新ツールなど一括更新のツールが増えています。
大量レコードの更新ではない場合は、標準機能で更新できないか確認にして、適切なツールをご利用することをオススメします。

今回は簡単なデータインポートウィザードの使い方を説明させていただきました。
せび、データインポートウィザードの利用の参考にしていただけると幸いです。