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2017.04.07

営業支援システムを活用し、業績向上へ導く12の極意③(導入プロジェクト編)

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これまでは、SFA(Sales Force Automation=営業支援システム)を導入成功の秘訣として、7つの項目を上げて参りました。(ぞれぞれ 準備編導入依頼編はこちらになります。)

今回は、導入を依頼する時から導入中に留意しておく事について、ご案内致します。

8.提案依頼からシステム会社選定まで

RFP(Request For Proposal=要件定義書)が完成しましたら、6.インターネットでの調査、の際にあげておいた候補企業にRFPに基づいた提案を依頼します。

まず依頼先企業数ですが、3~5社がちょうどいい社数です。これを超えると提案内容を見るだけでも時間がかかります。逆に下回ると比較検討する対象が少ない、という印象を検討メンバー(とりわけ上層部の方)が抱く可能性があります。

全ての企業から提案を受けた後、選定に入ります。投資になりますので、価格や要件への合致度合い、などはもちろんですが、これ以外の選定ポイントとしては、以下の点が挙げられます。

  1. プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダーのSFA導入経験
  2. 導入目的を達成へ向けた対策案
  3. (パッケージやクラウドサービスの場合)提案企業が実際に活用し、一定の効果を出しているか?
  4. 利用開始後、想定していた効果が出るように、運用面で支援してくれるか。

特に、4番目は重要です。
SFAは利用開始後が重要ですので、継続した支援を行ってもらえるかが大事です。
この部分が疎かになっている提案はSFAの性質が理解出来ていない企業と言っても間違いない、と考えます。

9. あまり欲張りすぎず、でも要求ははっきりと

依頼企業、即ちシステム構築会社(以下、システム会社)が決まった後、導入プロジェクトが開始されます。プロジェクトスケジュールや双方の作業内容、各種会議体などについては、プロジェクトキックオフの際にシステム会社から説明があります。それに従いプロジェクトが開始されます。

このプロジェクト中、自社にて行う重要な役割が、「具体的要件を決め、システム会社に伝える」ことです。要件はRFP作成時に洗い出していますが、それを具体的なものに落とし込んでいく作業です。この時、多くの要望が出て来ることも少なくなくありません。全ての要望に応えようとするとスケジュールに影響が生じる、というリスクもはらんでいます。これを回避するため、

  • 要件を全て洗い出し、まずはシステム会社側に伝える。
  • システム会社と共に、目的達成のために必要な要件なのかどうか検討した上で、必要な要件については、優先順、対応時期などを決定する。同時にシステム会社側からもより良い提案のお願いをしても良いかと思います。
  • 検討結果を議事録としてまとめて、プロジェクトメンバー間で共有。同時に社内にて内容を説明

システム会社側は立場上弱いため、ついつい全ての要望に応えようとします。しかし、ここで無理をさせてしまうと、開発、テストなどの後工程での品質低下を招くリスクがありますし、提案時の見積条件には、「提案時の要件に対し、追加の要件が生じた場合は、別途お見積とさせて頂きます」と明記されており、追加費用を要求されることもあります。

導入プロジェクトは自社とシステム会社双方から選出されたプロジェクトメンバーによる共同作業です。主張をはっきりとすることも大事ですし、双方の意見が食い違った場合は、着地点を見出し、プロジェクトを円滑に進ませ、無事にシステムが構築されることが重要です。

次回は、システムが無事に構築され、利用開始から運用において大切な事をお伝え致します。

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