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2021.12.03

Salesforce の承認プロセスのご紹介【後編】 〜承認プロセスを設定してみよう(脱ハンコ実践編)〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

前回に続いて、承認プロセスの説明の後編になります。
前回の記事を確認頂いてから、読んで頂けると幸いです。

全体の流れ

前回の準備編と、今回の実践編をまとめて紹介します。

01

準備編

カスタムオブジェクト作成
  • カスタム項目
 レイアウト設定
  • 承認申請ボタンの配置
タブの設定
  • カスタムオブジェクトをタブに表示させる
02

(任意設定)

カスタムプロファイル設定
  • カスタムオブジェクトの参照権限の設定(削除不可など)
メールテンプレート
  • 承認結果の通知など(省略可能)
ユーザ情報の設定
  • 承認者にマネージャを使う場合は、ユーザ情報のマネージャを登録
03

実践編

対象オブジェクトの設定
  • 仮払申請、休暇申請など対象オブジェクトを選択
開始条件を選択
  • 仮払額が0円以上で申請可能など、申請可能な条件を設定
承認経路を設定
  • 申請者→マネージャ→経理担当者、などの承認ステップを設定します。
最終承認時のアクション
  • 仮払申請の状況を「承認済」に更新など、レコードの自動更新や、メールテンプレートの設定

これらの設定を動画を参考に確認頂けると幸いです。
今回は動画で説明しきれなかった、設定のポイントを中心に紹介します。

【動画内容】 (20分程度 ※音声が流れます)

  • カスタムオブジェクト作成
  • カスタムプロファイル
  • 承認プロセスの設定
  • 承認プロセスの使い方

承認申請ボタンの配置

前回は、レイアウトに承認申請ボタンの配置が必要と説明しましたが、
ボタンの配置は、「オブジェクトマネージャ」の対象のオブジェクトの「レイアウト」で設定します。

レイアウトに承認申請ボタンを配置することで、承認申請ができます。

開始条件

例えば、部署によって承認経路が違う場合、開始条件をそれぞれに設定します。
開始条件を「ユーザ」の「部署」に設定することで、部署によって承認経路を変更できます。

複数の承認者の設定

承認者には、複数のユーザを設定できます。
複数の承認者を選択した時に、全員承認か一部承認かを選択できます。

「最初 の返答に基づいて承認または却下する。」にチェックすると、最初に承認した結果が採用されます。
「選択したすべての承認者から 全員 の承認を得る必要がある。にチェックすると、全員が承認するまで待つ必要があります。

承認方法

動画では、通知アイコンから承認方法を説明していますが、メールで承認する方法もあります。設定画面で、「メール承認の有効化」にチェックします。

メールで通知が届きますので、メールに下記の内容を返信することで、承認することができるようになります。

返信内容
  • 1行目:「承認」もしくは「却下」と入力
  • 2行目:コメントを入力

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.approvals_email.htm&type=5

メール以外にも、Chatterで承認する方法もあるので、いろいろな設定を試してみましょう。

https://help.salesforce.com/s/articleView?id=sf.approvals_for_chatter_enabling.htm&type=5

承認状況の確認

承認状況は、対象オブジェクトの関連リストで確認できます。

関連リストの中に、承認履歴で、承認状況が確認できます。

レポートの作成

カスタムオブジェクトのレポートを出力するには、「オブジェクトマネージャ」の「詳細」で「編集」をクリックして「レポートを許可」にチェックします。

そして、以前のブログで紹介した、対象オブジェクトのカスタムレポートタイプを作ることで、レポートが表示できるようになります。

また、承認履歴のレポートを出力するには、下記のURLを参考にに「プロセスインスタンス」のカスタムレポートタイプを作成すると、承認履歴のレポートが作成可能です。

まとめ

承認プロセスは、上記のように多くの設定が必要で、かなり複雑な作業です。
仮払申請などは、シンプルなのですが、勤怠管理、経費精算になると、勤務時間の計算や、費目の作成など、最初から構築しようとすると何年もかかるかもしれません。

Salesforce には、機能を拡張できるアプリケーションの AppExchange があります。
下記のような、勤怠管理や経費精算などに特化したアプリケーションがありますので、そういったものを利用することをおすすめします。

TeamSpirit

勤怠管理や経費精算に特化したアプリ
https://appexchangejp.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N30000003J6KhEAK

Salesforce 上で動くアプリですが、Salesforce を導入しなくても単体でも利用できるので、リモートワークなどで全社員がご利用いただけます。

Salesforce では2022年2月から多要素認証も始まって、もし他人のパスワードを知っていても、他人でログインができなくなります。100円ショップなど簡単に手に入れることができるのでハンコより、Salesforce の方がセキュリティが高いです。ぜひ、この機会に「脱ハンコ化」を検討して頂けると幸いです。

ナレーション:
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