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2021.11.18

Salesforce の承認プロセスのご紹介【前編】 ~カスタムオブジェクトを作成してみよう(脱ハンコ準備編)~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

これまで、問診票、ワクチン接種記録書、宅配と、COVID-19関連をテーマで、前編と後編の各2回ずつのシリーズをやってきたのですが、COVID-19シリーズの最後に”脱ハンコ化”について、前編・後編と2回に分けて紹介します。

Salesforce には、社内稟議などを Salesforce 内だけで完結させる、「承認プロセス」という機能があります。
この機能を使うためには、経費精算、勤怠申請、仮払申請、休暇申請など、カスタムオブジェクトの作成が必要です。標準オブジェクトでは、Sales Cloudの見積などでも設定できます。

まずは、承認プロセスの設定の前に、カスタムオブジェクトについて説明します。
今回は、設定が簡単な仮払いを例に解説します。次回、承認プロセスの部分は詳しく説明していく予定です。

カスタムオブジェクト

情報を格納する入れ物をオブジェクトといい、Salesforce には「標準オブジェクト」と「カスタムオブジェクト」の2種類のオブジェクトが存在します。
取引先や取引先責任者などの、最初から準備されている標準オブジェクトと、今回の”仮払申請”のように、カスタムオブジェクトを作ることも可能です。

標準オブジェクト 取引先、取引先責任者、活動、リード、商談、ケースなど
カスタムオブジェクト 独自で作成するオブジェクト(仮払申請、休暇申請など)

カスタムオブジェクトは、設定画面のオブジェクトマネージャから各項目が設定できます。
カスタムオブジェクトの各設定は動画で説明していますので、設定が必要な箇所をピックアップしてご紹介します。

カスタム項目

まず最初に、カスタム項目を作成する必要があります。
今回の”仮払申請”の例でいうと、仮払希望日など、さまざまな項目を追加できます。
追加する項目には、さまざまな種類(データ型)があります。

仮払希望日 日付
仮払方法 選択リスト
仮払額 通貨
目的 テキスト

他にも、チェックボックス、日付時間、数値、複数選択リスト、リッチテキスト、数式、積み上げ集計項目、参照項目、などがあります。
参照項目にも主従関係と参照関係などの種類が存在しますが、今回は割愛します。

レイアウト

レイアウトで、項目の画面上の配置を設定でき、ユーザのプロファイルごとに異なるレイアウトを設定することが可能です。
例えば、内勤ユーザと外勤ユーザで、よく使う項目を上位に表示したり、不要な項目を非表示にしたり、プロファイルに適したレイアウトが設定できます。
レイアウト上で、更新ができないような参照項目にしたり、必須項目にしたりできます。

また、画面の項目の配置だけではなく、画面の上にあるアクションボタンの設定もレイアウト可能です。
例えば、レコードの「編集」や「削除」ボタンの表示・非表示の設定もレイアウトで設定することができます。
承認プロセスを使うには、「承認申請」のボタンの配置が必要です。(詳しくは動画をご覧ください)

関連リストの表示項目などもレイアウトで設定できます。例えば、取引先の関連リストの取引先責任者にメールアドレスを追加したりできます。

カスタムプロファイル

内勤ユーザ、外勤ユーザ、マネージャなどの、役職や職種によって、プロファイルをユーザに割り当てすることで、アクセス権が設定できます。
カスタムオブジェクトのアクセス権はカスタムプロファイルで設定できます。
項目単位でもアクセス権を設定できますが、ここでは1つのカスタムオブジェクト全体へのアクセス権を示しています。
例えば、全ての仮払申請を間違えて削除できないようにしたり、マネージャだけが編集できるようにしたりすることが可能です。

タブ

カスタムオブジェクトは作成するだけでは、開くことができません。
タブを登録することで、オブジェクトを開けるようになります。

タブの集合体がアプリケーションで、アプリケーションごとにタブを設定できます。
アプリケーションは、設定画面の「アプリケーションマネージャ」から設定できます。

かなり長い動画になりますので、これらの設定を把握した状態で動画を見ていただくとよりご理解頂けると思います。

【動画内容】 (20分程度 ※音声が流れます)

  • カスタムオブジェクト作成
  • カスタムプロファイル
  • 承認プロセスの設定
  • 承認プロセスの使い方

これらの設定をすると、カスタムオブジェクトを使えるようになります。他にも入力規則や連動項目、項目履歴管理など、たくさんの細かい設定がありますが、今回は割愛させて頂きます。
例えば、チェックボックスと選択リストどっちがいいかなどは、レポートの見方など運用状況によって、最適な設定が異なるので、取引のあるベンダー様がいればご相談されるのが、無難だと思います。

カスタムオブジェクト作成の知識は、承認プロセスで使う以外にも、取引先に項目を追加したり、取引先責任者のレイアウトを変更したり応用ができますので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。

次回は、このカスタムオブジェクトに対して、承認プロセスの設定を説明していきます。

ナレーション:
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