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2018.07.09

Google Drive で情報共有

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こんにちは。サービス&ソリューショングループ吉岡です。

さて、今回は「Google Drive」に関する記事を書かせていただきます。
何故、このテーマにしたかと言いますと、(たぶん皆さんも、いや、きっと皆さんも)クラウドストレージサービスは社内でも、社外からでも、自宅からでも情報が閲覧でき、とても便利なんだけど、ファイルの取扱いであったり、権限付与であったり、ファイルがどこにあるかと探したり、管理するのに苦労されていると思ったからです。

さらに、Google Drive、box、自社内運用のファイルサーバ、One Drive等々、複数サービスをご利用であれば尚更大変な思いをされていると思います。

こんな状況の中、サンビットでも、情報共有のツールとして、「Google Drive」を利用しています。ただ、「Google Drive」の「共有アイテム」の使用に非常に、悪戦苦闘している現状があります。

どのような点かと言いますと、情報を整理するために、「フォルダ構成」を考えてその構成を作成しているのですが、そのフォルダ構成に表示されるファイルと同じファイルが、共有アイテムのTOPに表示されてしまうのです。ファイルの中身は同じ内容で更新も正しく反映されますが、利用者側から見れば、同じファイルが複数の場所に存在するので紛らわしい。

それでは具体例を見てみましょう。

▼管理者ユーザを1人決め、そのユーザのマイドライブにフォルダを構成し、構成したフォルダごとにユーザ権限を付与して情報の管理を行います。

  ユーザ:管理者
マイドライブ:(管理)マイドライブフォルダを作成しました。【画面A】

【画面A】

次に(管理)マイドライブのフォルダ直下に以下の4フォルダを作成します。【画面B】

【画面B】

管理者ユーザのマイドライブに作成したフォルダイメージはこうなります。

このフォルダ構成で【表A】のように編集権限を付与します。

【表A】 ○:編集権限あり

さて、ここからが問題です。

1.「ユーザ:Aさん」が作成したファイル

 ⇒作成するフォルダ・・(管理)マイドライブ>10-技術
⇒アップロードしたファイル名・・(吉岡)作業報告【画面C】
⇒編集権限を付与・・「ユーザ:管理者」とファイルを共有【画面D】

 【画面C】

【画面D】

 ⇒「ユーザ:管理者」も「10-技術」フォルダの下に「(吉岡)作業報告」が確認できます。

2.このファイルを「ユーザ:Bさん」にも権限を付与します。
⇒「ユーザ:Bさん」は、所定のフォルダに表示される【画面E】

【画面E】

 ⇒「共有アイテム」直下に表示されるファイル【画面F】

【画面F】

<実現したいこと>
①フォルダ構成を構築し、カテゴリごとに分類した情報管理を実現する②利用者へ権限を付与し、閲覧範囲を限定する

<困っていること>
①クラウドストレージを利用していると、共有アイテムのTOPに沢山のファイルが存在するようになり、必要なファイルが見つけづらい

<対応策>
1.共有アイテム以下のフォルダにアップロードしたファイルに対して、新規にユーザ権限を追加しない。

2.共有アイテム以下に作成するフォルダには、このフォルダを使用できるユーザ全員の権限を付与しておく、閲覧させたくないユーザがいる場合は、ファイルをアップロードした後に不要ユーザの権限のみ削除する。

3.共有アイテムのTOPに表示されるファイルの取扱いについては、下記の条件を確認すれば、削除しても問題はありません。
(1) ファイルのオーナーが自分自身ではないこと
(2) 共有アイテム以下の所定のフォルダにファイルが存在すること

それでは、共有アイテムのTOPに表示されるファイルの削除をやってみましょう。

画面E、画面Fは「ユーザ:Bさん」が見ている画面です。
⇒画面E

  ・共有アイテム>(管理)マイドライブ>10-技術の下に
①「(吉岡)作業報告」のファイルが存在します。
②ファイルのオーナーは自分以外の人です。

【画面E】

 ⇒画面F
・共有アイテムのTOPに「(吉岡)作業報告」があります。

【画面F】

 ⇒画面G
・共有アイテムのTOPに存在する
・詳細情報で「パス:10-技術」であることを確認する
・オーナーが自分以外であることを確認する
・削除できることが確認できた

【画面G】

 ⇒画面H
・削除後の画面
・「(吉岡)作業方向」が削除されている

【画面H】

 ⇒画面J
・「ユーザ:Bさん」の共有アイテム>10-技術にファイルが存在することが確認できした。

【画面J】

<まとめ>

1.管理者ユーザを1人決める
2.フォルダ構成を考え、管理ユーザのマイドライブにフォルダ構成を作成する
3.それぞれのフォルダにユーザ権限を付与する
⇒あらかじめフォルダを利用する可能性がある人全員の権限を付与する。
⇒後でファイルに権限を付与するから付与された人のTOP画面に表示されるので、
権限を付与しないでいいように事前に付与しておきます。

4.利用者は、共有アイテム上のフォルダにファイルをアップロードし、閲覧対象ではない人の権限を削除する。

  ⇒ファイルは上位フォルダの権限を踏襲するので、見せたくない人の権限を削除します。

5.もし、共有アイテムのTOPに共有しているファイルが存在する場合は、詳細情報で
パスとオーナーを確認し、同じファイルであれば、削除しても構わない

少々確認が面倒な操作や確認もありますが、「Google Drive」をクラウドストレージサービスとして、大いに活用していきましょう。

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