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2022.02.04

Salesforce の標準機能① ~取引先の活動履歴をチームで共有しよう~

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、Salesforce の「活動」について説明したいと思います。
Salesforce を使い始めたばかりのユーザに向けた入門編的な内容になっています。

「活動」は、営業活動にとって大事な情報です。取引先の活動を共有することができれば、チーム内で「早く言ってよ」のような状況を防ぐことができますので、ぜひ活用しましょう。

活動の種類

おおまかに活動と言っていますが、主に活動は3種類に区別されます。

行動 時間が決まっている予定。時間が過ぎれば終了になる行事
展示会、セミナーなど
ToDo 終わると、完了になる作業
見積書送付、検品作業など
活動 正確な時間が決まってなく、完了したかどうかも管理しない活動
行動や、ToDoのどちらでもない活動。おもに、過去から現在の活動を示します。
電話、来店など

”一般的な会話で使う活動”と、” Salesforce の活動”では、若干意味合いが違いますので、注意しましょう。Salesforce でいう活動には未来の活動は含みません。未来の活動は、行動とToDoに分かれます。

”一般的な会話で使う活動” ≒ ” Salesforce のオブジェクトの活動”

両方とも活動なので、翻訳の関係だと思うのですが、行動と活動の違いを日本語で区別するのが難しいので、個人的にはAPI参照名で覚えるようにしています。

  • 行動    Event
  • ToDo = Task
  • 活動   = Activity

本題から外れてしまいましたが、Salesforce の活動は主に3種類あり、最初は混乱すると思うので、これらの違いをしっかり認識しましょう。

行動

未来の活動、つまりカレンダーと関連してくる部分です。
未来の予定で、時間が決まっているものに関しては、「新規行動」から入力します。
新規行動を登録すると、自動的にカレンダーにも反映されます。

ToDo

いつ作業するかは決まってないけど、これからやる作業は『新規ToDo』で登録します。
ToDoは、別部門の他のユーザに作業を割り当てることも可能です。

  • 発送作業、納品など

ToDoには状況があり、完了したかどうかの管理ができます。
ToDoリストや活動ビューでは、チェックボックスにチェックを入れると完了になります。
期日も設定できますが、例えば1日かかるタスクがあると仮定すると、当日にToDoリストを確認しても、すでに遅いので、タスクのかかる時間を逆算して、任意の時間にアラームを出すことが可能です。

  • 会議資料作成(例:会議の期日→1/31、アラームの日時→1/28)など

活動

「行動」と「活動」と間違えやすいですが、Salesforce の活動ビューのタブには、「新規行動」と「活動の記録」に分かれています。
タブから判断して、

 「新規行動」 → 未来
「活動の記録」→ 過去、現在

と判断できるので、活動は過去、現在のものを示します。

例えば、ToDoでも、全体のタスクの何%かを集計するために、過去のToDoを登録することもありますし、過去のカレンダーを見るために、過去の行動も登録します。
過去か未来かはあくまで目安なので、完了したかどうかを集計したいのか、作業にかかった時間を集計したのか、など何を管理したいかで、活動やToDoを使い分けることもあります。
入力の目安として覚えておきましょう。

活動には、期日がありますが、状況の管理がありません。
主に、予定にない突発的な行動を管理しましょう。

  • 電話(受ける側)、アポ無し来社など

また、行動には繰り返しの行動が設定できたり、ToDoには期日よりも前に任意のタイミングでアラームが設定できたり、活動の特性によって使える機能も少し異なります。

【動画内容】 (9分半程度 ※音声が流れます)

  • 活動とは?
  • 行動
  • ToDo
  • 活動の記録
  • 設定変更

活動を残しておけば、過去の電話の問い合わせやお困りごとなどを検索して、新商品を紹介できそうな取引先を探したり、他社の製品情報を活動に残して営業全体で共有することも可能です。

活動は、プロセスビルダーなどを使うこともできます。デリバリーのシステムであれば、

Web注文時
  • キッチンスタッフ  → 調理のToDo発行
  • 配達スタッフ  → 配達のToDo発行

それぞれのスタッフにタスクの発行が可能です。それぞれのスタッフは自分のToDoリストを確認しながら、作業を行います。他のオブジェクトを連動させて、タスクを自動発行できるので、さまざまな応用ができます。

残念なことに、Salesforce のモバイルアプリケーションでは、他のユーザのカレンダーを見る機能がありません。AppExchane のカレンダーの拡張ツールを使うか、他のカレンダー(Outlookなど)と連携するしかありません。モバイルで他のユーザーとカレンダーが共有できないので、今後のバージョンアップで改善して欲しいと個人的には思っています。

ナレーション:
BGM :

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