ベースになるレポートを作成

ベースになるレポートは、条件と追加したレポートを作成します。
前回説明しましたが、デフォルトの条件は、パラメータの利用ができませんので、

パラメータで使用する追加条件を追加します。
詳細は前回の記事を参照してください。

1点注意が必要なのは、ここで設定する条件です。
パラメータで存在しないユーザーを指定しまった場合はエラーにはならず、
デフォルトのレポートがそのまま表示されます。

つまり、見た目ではエラーの判断がつかないため、
見た目でエラーかどうかを判断できるように、「検索結果がなしのレポート」をベースのレポートにするのが望ましいです。
すでに、検索結果が表示されているレポートをベースのレポートに使うと、エラーが発生しているかどうかが判断できません。

ユーザーオブジェクトに、数式のカスタム項目を作成

以前、カスタム項目の作成に関しては、説明しているので、簡単な流れのみを説明します。

オブジェクトマネージャーで「ユーザー」を開いて、「項目とリレーション」を開いて、「新規」をクリックします。

「数式」を選択して、「次へ」をクリックします。

「テキスト」を選択して、「次へ」をクリックします。

「項目の表示ラベル」など必要事項を入力後に、下記のような数式を作成して保存します。
この時に、ユーザーのレイアウトに配置すると、ユーザー情報からもリンクに飛べます。
利用頻度に応じて、ページレイアウトに配置してください。

カスタム項目は下記のようになります。

赤文字の部分がURLですが、前回説明しているので、詳細は前回の記事を確認してください。

今回は、ユーザーの氏名を条件に使用していますが、レポートタイプをカスタマイズすれば、ユーザーIDの使用も可能になります。

ユーザーリストを作成

次にユーザーリストを作成します。

ユーザーリストは過去に紹介していますので、過去の記事を参考に作成してください。

この時に、表示させたいユーザーに共有の設定をしてください。
ユーザーリストを自分のみに表示にしないよう注意してください。

ホーム画面にユーザーリストを配置

システム管理者のアカウントで、ホーム画面のギヤアイコンを開いて「編集ページ」を開きます。

Lightning アプリケーションビルダーの画面で、左側のコンポーネントの一覧から、リストビューを任意の位置にドラッグして、オブジェクトを「ユーザー」、検索条件を作成してユーザーリストを選択して、保存します。

そうすることで、任意の画面のユーザーリストから、対象ユーザーの動的なレポートに飛ぶことが可能になります。

「インサイドセールスのレポート一覧」「福岡支店の営業担当のレポート一覧」など、ユーザーリストのパターンを作っておくことで、リストの切り替えが可能になります。

ただ、ユーザーリストは本来想定されている使い方ではなく、本来のユーザーリストとして使う時にも、リストが表示されてしまうため、リスト名などで、目立たないような工夫が必要かもしれません。

【動画内容】(8分半程度　※音声が流れます）

• URLパラメータとは
• URLパラメータの利用
• レポートの作成
• パラメータの応用

まとめ

今回の方法では、退職者が発生した場合も、レポートの原本は１つなので、レポートが残ってしまうことはありません。
使わない2年前のレポートが残ってしまって、レポートを検索するときに、レポートが乱立してしまって、どれが最新のレポートか探せないようなことも軽減できます。

ただし、前回も説明したように、利用できる場所が限られるので、使う場面が難しいです。
おそらく、数式のカスタム項目と、リストビューの組み合わせが、個人的にはベストのような気がしています。

何百種類もある商品単体のレポート作成が必要な場合も、この方法で、１つのレポートを何百パターンのレポートに分岐することが可能になります。
使える場面が少ないですが、条件が揃うと、メンテナンスが不要、かつ、時間の削減になると思いますので、参考にして頂けると幸いです。