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2018.04.16

クラウド連携が魅力、ペーパーレス化の必須アイテム!

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こんにちは、クラウドソリューショングループで営業を担当している山本です。

前回は無料版 Evernote で出来るプライベートでの活用事例(Evernoteを使ってスマートフォンの容量圧迫を解決!)をご紹介させて頂きましたが、
今回はEvernote と連携できるスキャナーをご紹介いたします。

これまでにも「面倒な  文書の電子化  ワンプッシュ」という俳句もどきと共に
超高速卓上スキャナーとして、ご紹介させていただいた事がある、ScanSnap iX500 。

なんと、株式会社BCN主催「BCN AWARD 2018※」においてスキャナ部門最優秀賞(年間販売台数シェア No.1)を8年連続で受賞しました。

※「BCN AWARD」は、全国の量販店のPOSデータを日次で収集・集計した「BCNランキング」に基づき、
パソコン関連・デジタル家電関連製品の年間(1月~12月)販売台数第1位のベンダーの功績を讃える賞です。

ScanSnap iX500 はA4サイズの原稿、最大50枚を一気にスキャンが可能、カラー原稿25枚(両面)を1分でスキャンしてくれます。
デスクに捨てきれない紙があふれている方にはぜひおすすめしたい製品です。

また、この ScanSnap iX500 は単に電子化するだけではなく、ScanSnap Cloud という機能で、Evernote や Eight 、box 、Google Drive 、One Drive 、弥生会計 などのクラウドサービスと連携ができるようになっています。
設定をしておけば、自動でクラウド上にデータを保存してくれるのですが、ただ、保存するだけではありません。

紙の種類によって、指定したクラウドサービスに仕分けして保存してくれるようになっています。
仕分けができる種類は以下の4種類です。

  1. レシート
  2. 名刺
  3. 文書
  4. 写真

例えば「レシートは 弥生会計 へ」、「名刺は Evernote へ」、「写真は Google フォト へ」、と設定しておけば、レシートはや名刺、写真などをまぜこぜの状態でスキャンしても、それぞれの設定されたクラウドサービスへ仕分けして保存してくれるようになっています。
束ねてワンプッシュ押すだけなので、とっても簡単です。

さらに、ScanSnap iX500 を買うと、その他にも付属品として使えるサービスが3つあります。
1つ目が名刺管理ソフトウェア「 CardMinder 」、このソフトは名刺の電子化及びデータベース化しての保存が可能となります。

100%ではありませんが、よっぽどデザインのような文字でなければ、認識してくれます。CardMinder でデータベース化した後は、Salesforce(顧客管理システム)へ保存する事も可能な為、名刺情報の登録に関して、過去必死に手入力していた頃に比べると本当に楽になりました。

(その他、筆ぐるめ、筆まめ、Excel、Outlook、USBメディアと連携が可能)

CardMinder の画面

2つ目が文字変換機能「ABBYY FineReader for ScanSnap 」、
この機能を使うとScanSnap で作成したPDFはWord、Excel、PowerPoint に変換ができます。(ScanSnap でスキャンしたデータのみ有効)

変換時の画面

3つ目にPDF編集ソフトウェア「 Power PDF Standard 」、
このソフトは ScanSnap 以外でスキャンしたPDFも編集が可能となります。

PDFファイルであれば、ABBYY FineReader for ScanSnap と同様に、Word やExcel、PowerPoint に変換も可能となっております。

PDFファイルをPowerPoint に変換している画面

私は営業として頻繁に資料作成を行うので、PDFファイルを PowerPoint に変換して、素材を他に流用できる事は、すごいメリットなんです。
さらに、このソフトも Evernote と連携が可能ですので、Evernote に保存しているPDFファイルを直接開く事も可能です。

Evernote からPDFを開いている画面

以上、ScanSnap iX500 の機能はいかがでしたでしょうか。

サンビットでは電子化した紙データはすべてクラウドにありますので、
営業のデスクはなく、フリースペースとなっています。

サンビット本社

最近ではデータをクラウドに保存する事は当たり前になってきましたが、
よくあるクラウドの面倒なあるあるネタとして上げられるのが、
メールや複合機から経由されたデータは、PCのローカルに保存、
その後、クラウドにアップロードという一手間が発生するという事です。

その一手間が面倒がゆえに、PCのローカルに放置されて共有されていないデータが、
皆さんもあるのではないでしょうか。

そんな無駄な一手間を発生させない、ScanSnap iX500 のような
クラウドとのシームレスな連携道具をぜひ皆さんもご活用ください。
きっと予想以上に業務効率化に繋がると思います。

ScanSnap iX500 の購入に関しては、山本までお問合せください。

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