レポートのURLパラメータの対象

まずは、レポートのURLパラメータから説明します。
Salesforce のレポートの検索条件は、レポートのURLパラメータを使うことで、レポートの条件を変更することが可能です。

仮に下記のような、Salesforce のレポートURLが存在するとします。

そのレポートの下図の検索条件の部分がパラメータで指定ができる部分になります。

検索条件は、デフォルトの条件と追加できる条件があり、追加できる方が対象になります。
１つ目の条件が「fv0」、２つ目の条件が「fv1」の項目として、次条件を割り振りします。

レポートのURLパラメータの設定

まずは、ベースにするレポートを設定します。（上図のレポートの設定）

そこで、商談所有者を「テスト 太郎」のレポートにした場合は

というURLでレポートの出力が可能です。

この時に「%20」の文字列は半角のスペースになります。
URLにはスペースがないため、文字コードに変換されます。
カスタムレポートタイプでユーザーIDを追加すると、ユーザーIDでパラメータを指定できます。
今回は標準レポートタイプに存在する項目を使用しています。

さらに完了予定日を昨年度に変更すると

というパラメータでレポートの出力が可能です。

レポートを呼び出す方法

使う本人が、パラメータの指定方法を知っている場合は、
例えば、メールや Chatter の本文にリンクを埋め込むことが可能です。

使う本人が、パラメータの指定方法を知らない場合は
システム管理者が下記のような場所にURLを配置する想定をしています。

①ホーム画面のリッチテキストコンポーネントにレポートのリンクを表示
②ホーム画面のリストビューコンポーネントにレポートのリンクを表示
③レコードの詳細画面に、ハイパーリンク関数の数式のカスタム項目でリンクを表示

上記の①はユーザー名が固定の利用ですが、②、③はユーザー名が動的に変化する運用になります。

【動画内容】(8分半程度　※音声が流れます）

• URLパラメータとは
• URLパラメータの利用
• レポートの作成
• パラメータの応用

まとめ

動的なURLパラメータの指定方法としては、数式のカスタム項目で、ハイパーリンク関数を使用します。
レポートの検索条件がユーザーの場合が、ユーザーオブジェクトに数式項目を作ることで、新規ユーザーが増える度に、ユーザー情報内にリンクが自動生成されます。

ユーザーが増えるとMFAの設定や権限セット、Chttar グループの設定などが必要になりますが、この方法によりレポートのメンテナンスの手間を軽減できます。

元のレポートは１つなので、不要になったら削除が不要なため、レポートの乱立を防げます。
また、30ユーザーいると仮定して、レポートに新たな項目が追加になったとすると、通常は３０個のレポートを修正しないといけませんが、この方法では１つのレポートの修正だけでメンテナンスが終わります。

同じように、何百種類もある商品単体の売上レポートの作成もできます。
ただし、URLの呼び出しが可能な場所が限定的なので、使いどころが難しいです。一番のおすすめはリストビューとの組み合わせです。

次回は実際の設定を説明して行きますので、URLパラメータがどういった機能なのかをご理解頂けると幸いです。