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2025.02.07
Salesforce のレポートの機能 〜定期的なレポートのエクスポートをやってみよう〜
こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。
今回は、レポートエクスポートについて説明します。
レポートのエクスポート方法
※レポートのエクスポートには、「レポートのエクスポート」のユーザー権限が必要です。
エクスポートのボタンがない場合は、システム管理者にお問い合わせください。
Salesforce のレポートをエクスポートするには、レポートの画面で▼を開いて、「エクスポート」をクリックします。
エクスポートの形式を選択します。
フォーマット済み
→グループ化など、レポートのレイアウトを維持した状態でエクスポートします。
レイアウトをそのまま使用する時に選択します。
詳細のみ
→テーブル形式でエクスポートされます。
データ加工に使用する場合に選択します。
使用するソフトに応じて文字コード（Shift-JIS、Unicode (UTF-8)）を選択します。
「エクスポート」をクリックすると、レポートがダウンロードされます。
定期的なレポートのエクスポート
レポートのメール配信のオプションで、添付ファイル形式を選択すると、エクスポートデータをメールに添付して配信できます。
レポートの画面で▼を開いて、「登録」をクリックします。
メール配信の周期を設定して、「添付ファイル」をクリックします。
エクスポートと同じメニューが表示されますので、フォーマットを選択して、メール配信の設定を行います。
添付ファイル付きメール配信のイメージ
メール配信の時刻になると、レポートがメール配信されます。
メールの本文のレポートのプレビューは、通常のメール配信と同じですが、メールの添付ファイルにエクスポートデータが添付されます。
【動画内容】(10分半程度、※音声が流れます）
- レポートのエクスポート
- 定期的なエクスポート
- インポート（新規作成）
- インポート（更新）
まとめ
「レポート作成スナップショット」の機能を紹介しましたが、「レポート作成スナップショット」には履歴を取れる項目に制限があります。
「レポート作成スナップショット」の上限を超える場合は、このメール配信の添付ファイルオプションを使うことで、履歴を集計することができます。
履歴の集計には手間がかかるので工夫が必要ですが、例えば、異常を検知した時に、調査が必要になった時のための、バックアップのような使い方も、有効だと思います。
Salesforce のライセンスを持っていない社外のユーザーとレポートを共有する場面などで必要になる知識ですので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。
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