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2025.02.07

Salesforce のレポートの機能 〜定期的なレポートのエクスポートをやってみよう〜

こんにちは、クラウドソリューション部　カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回は、レポートエクスポートについて説明します。

レポートのエクスポート方法

※レポートのエクスポートには、「レポートのエクスポート」のユーザー権限が必要です。
エクスポートのボタンがない場合は、システム管理者にお問い合わせください。

Salesforce のレポートをエクスポートするには、レポートの画面で▼を開いて、「エクスポート」をクリックします。

ブログ２

エクスポートの形式を選択します。

フォーマット済み

→グループ化など、レポートのレイアウトを維持した状態でエクスポートします。
レイアウトをそのまま使用する時に選択します。

詳細のみ

→テーブル形式でエクスポートされます。
データ加工に使用する場合に選択します。
使用するソフトに応じて文字コード（Shift-JIS、Unicode (UTF-8)）を選択します。

「エクスポート」をクリックすると、レポートがダウンロードされます。

定期的なレポートのエクスポート

レポートのメール配信のオプションで、添付ファイル形式を選択すると、エクスポートデータをメールに添付して配信できます。

レポートの画面で▼を開いて、「登録」をクリックします。

メール配信の周期を設定して、「添付ファイル」をクリックします。

エクスポートと同じメニューが表示されますので、フォーマットを選択して、メール配信の設定を行います。

添付ファイル付きメール配信のイメージ

メール配信の時刻になると、レポートがメール配信されます。
メールの本文のレポートのプレビューは、通常のメール配信と同じですが、メールの添付ファイルにエクスポートデータが添付されます。

【動画内容】(10分半程度、※音声が流れます）

  • レポートのエクスポート
  • 定期的なエクスポート
  • インポート（新規作成）
  • インポート（更新）

まとめ

「レポート作成スナップショット」の機能を紹介しましたが、「レポート作成スナップショット」には履歴を取れる項目に制限があります。

「レポート作成スナップショット」の上限を超える場合は、このメール配信の添付ファイルオプションを使うことで、履歴を集計することができます。

履歴の集計には手間がかかるので工夫が必要ですが、例えば、異常を検知した時に、調査が必要になった時のための、バックアップのような使い方も、有効だと思います。

Salesforce のライセンスを持っていない社外のユーザーとレポートを共有する場面などで必要になる知識ですので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。

ナレーション：
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  • by クラウドソリューション部
  • 08:55

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