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2022.02.18

Salesforce の標準機能② 〜社内行事や会議室をカレンダーで管理しよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部　カスタマーサクセスチームの坂井です。

前回の活動の続きで、公開カレンダーとリソースカレンダーを紹介します。

公開＆リソースカレンダー

Salesforce では、人の活動以外にも、会社の行事や、場所やものを管理するカレンダーを作ることができます。

公開カレンダー 会社の行事、支店のイベントなどを管理します。 例）創立記念日、入社式、勉強会など
リソースカレンダー 場所や物品を管理します。 例）会議室、応接室、プロジェクター、社用車など

リソースカレンダーを使うには、システム管理者が「被招集者」を行動のレイアウトに配置する必要があります。詳しい設定は動画にまとめていますので、動画をご確認頂ければと思います。

共有設定

「他のカレンダー」を追加する時に、他のユーザも選択できます。
例えば、同じ支店のスタッフなどの予定も、カレンダー上で確認できます。
ただし、他のユーザのカレンダーを表示するには、カレンダーの共有設定が必要です。
他のユーザのカレンダーの件名は見れるけど、詳細が見れない場合は、こちらの設定が必要です。こちらも、動画にまとめていますので、「カレンダーの共有設定」をご確認頂ければと思います。

【動画内容】　（9分程度、※音声が流れます）

  • 公開カレンダー
  • 被招集者の設定
  • リソースカレンダー
  • カレンダーの共有設定

カレンダーの共有の注意点

動画と同じように、活動の共有設定を「親レコードに連動」にした場合は、カレンダーの関連オブジェクトのアクセス件に依存します。取引先責任者や取引先などの関連オブジェクトのない活動は、非公開のカレンダーになってしまいます。

活動を「親レコードに連動」にした場合

※活動の共有設定は「非公開」と「親レコードに連動」の２種類しかなく「フルアクセス」は設定できません。

しかし、ロールの上下関係を正しく設定することで、他のユーザの非公開活動にアクセスすることができます。

例えば、エリアマネージャは、店長の非公開カレンダーにアクセスできるけど、アルバイトスタッフは店長の非公開カレンダーにはアクセスできないなど、非公開カレンダーのアクセス権はロールで制御できます。

ロールに関しては、過去のブログで紹介していますので、こちらを参考にしていただければと思います。

公開カレンダーやリソースカレンダーも含めて、カレンダーが正しく共有されていない場合は、アクセス権が正しく設定されてない可能性があるので、システム管理者が共有設定を確認しましょう。
公開カレンダーやリソースカレンダーを活用して、社内のいろんなものをカレンダーで管理して頂けると幸いです。

  • by クラウドソリューション部
  • 08:55

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