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2022.05.20

Salesforce の標準機能⑥ 〜リストビューでレコードを一括更新してみよう〜

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こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。

今回からはリストビューについて紹介します。

リストビューとは

リストビューとは、Salesforce のレコードを表示するリスト形式の画面です。
取引先、商談、ケース、などのタブを最初にクリックした時の画面のビューです。
基本的には、テーブルビューですが、各オブジェクトに対して、さまざまなリストビューの種類が用意されています。

リストビューは、レポートと違いレコードの一括更新の機能が豊富です。

リストビューの種類

①テーブルビュー

デフォルトのビューです。リストビューの中で代表的なビューです。

②Kanbanビュー

タイル形式のビューで、ドラッグでレコードのフェーズなどを一括更新できます。

③分割ビュー

左側にリスト、右側にレコードの詳細を表示して、テキストエリアや子レコードなどを、連続で更新する時に使用します。

テーブルビューで、レコードを1つずつブラウザの新しいタブを開いて、ブラウザの複数のタブを切り替えて更新するテクニックもあったのですが、このビューが追加されてからは、そういったテクニックも必要もありません。

④カレンダービュー

活動オブジェクト用のビューです。
日付項目を持っている他のオブジェクトを表示することも可能です。

⑤タイルビュー

Kanbanビューと同じタイル形式のビューですが、ドラッグはできません。
標準機能では、グループで使用でき、一括で公開グループに参加登録をすることが可能です。

リストビューの作成

私の取引先、来月クローズ予定の商談、メール送信対象者、など予めリストビューを登録しておくことが可能です。
ギヤアイコンの「新規」から、リストビューの作成ができます。
この時に、レコード作成用の「新規」と間違えないようにしましょう。

ビューの名前などを登録します。

必要に応じて、さまざまな条件が設定できます。

表示項目の設定は、ギヤアイコンの「表示する項目を選択」で変更可能です。

設定画面で表示したい項目を、右側に移動させます。

作成したリストは「ピンマーク」をクリックすることで、タブを開いた時に、特定のリストビューで固定することが可能です。

レコードの一括編集

リストビューの特徴として、一括編集が簡単に行えます。
テーブルビューではレコードタイプが1種類の時に、一括編集が可能です。
レコードタイプが1種類かどうかの見分け方として、テーブルビューの左側にチェックボックスがあるかどうかで判断します。
左端にチェックボックスがない場合は、条件でレコードタイプを1種類になるように設定しましょう。

左側にチェックボックスが表示されたら、更新したいレコードのチェックボックスをクリックして、対象の項目の鉛筆マークから一括編集が可能です。

この時に、「n 個の選択済みの項目を更新」にチェックを忘れないようにしましょう。

レコードの一括削除(リストビューボタン)

リストビュー右上に、「リストメールの送信」など、一括で処理ができるリストビューボタンを追加できます。
取引先責任者とリードには、「リストメールの送信」「キャンペーンに追加」などのボタンが表示可能です。左側のチェックボックスにチェックしたものだけに、一括でメールを送信したり、一括でキャンペーンメンバーに登録したりできます。
最大で200件のレコードを一括で作業することが可能です。

その中でも、よくお問い合わせがあるのが、リストビュー上での一括削除ボタンです。
一括削除ボタンは、デフォルトでは存在せず、作る必要があります。
JavaScriptでコードを書く必要があります。

一括削除を実行するためのカスタムボタンの作成(ToDoの場合)

※上記はToDo用で、ToDoのTaskの部分を、取引先はAccount、取引先責任者はContactなど、API参照名でコードを書く必要があります。

コードを書くのはハードルが高いと思いますので、Salesforce Mass EditorというChromeの拡張ツールをインストールすると、簡単に一括削除できるので、オススメです。

Google Chrome 拡張機能

【動画内容】 (9分程度 ※音声が流れます)

  • リストビューの種類
  • リストビューの作成
  • レコードの一括編集
  • リストビューボタン

リストビューとレポートは何が違うのかと、よく質問を頂きます。

レポートは、数式を埋め込んだり、グラフの種類が豊富だったり、集計や分析に向いています。
リストビューは、一括編集作業や、一括で何かの作業をするのに向いています。

その理由として、リストビューは、全てのレコードを呼び込む訳ではありません。先頭の一部のレコードしか読み込んでいません。スクロールするたびに50件ずつレコードを読み込みます。レポートと違って、一部のレコードしか読み込みません。

レポートのレコードの詳細表示は2000件ですが、内部では2000件以上のレコードの合計の金額を集計できます。

Excel だとセルの一括コピーや一括削除ができますが、Salesforce のレポートは一括編集ができないとよく言われます。
レポートは「閲覧に特化」、リストビューは「編集に特化」していて、それぞれ機能が違います。

それぞれのリストビューのメリットを理解して、作業効率向上の参考にしていただけると幸いです。

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