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2022.07.19

出欠管理アプリを利用してサークルの出欠確認をしよう

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こんにちは。クラウドソリューション部の平石です。

私は趣味でホルンを吹いており、某吹奏楽団に所属しています。

先日、団内で練習の出欠確認の取り方について見直す機会がありました。
以前はフリーのWebサイトを利用していましたが、度々サーバーがダウンしてアクセスできないという事態が発生していたので、
今回、他の手法を使って出欠管理ができないか検討することになりました。

そこで、フリーで使用できる出欠管理アプリを探してみたところ、様々な機能を持つアプリがあることが分かりました。
下記が代表的なアプリです。

  • らくらく連絡網
  • その場で簡単! 出欠確認
  • アイテマス 日程調整・スケジュール調整アプリ
  • かんたん出欠・集金管理
  • サークルスクエア
  • TeamHub-スポーツチームを簡単管理、スコアも入力可能-
  • BAND
  • 調整さん
  • Encount

それぞれ操作性や機能が異なり、出来ることも異なるので
私の団体で望まれる機能(仕様)を考慮したところ、要件を満たしていそうなサークルスクエアを使用して作成してみることにしました。

望まれる仕様

1.管理者権限のある人が下記を登録できる。
  • 団員の登録、変更、削除
  • 練習日時、練習場所、練習内容の登録、変更、削除
2.団員が登録された各練習日毎に「参加」、「欠席」、「遅刻」、「早退」を登録、変更できる。
3.全員が全団員の出欠状況を確認できる。
  • 各パート毎に出席者を確認できる。
  • 各パート毎に参加人数を確認できる。

簡単な仕様なのでどのアプリでも簡単に実現できそうですが、
選択肢に「遅刻」や「早退」がない、など意外と思い通りにいかないので、
上記仕様を満たせそうなサークルスクエアにあたりをつけて以下のように作成しました。


まずはサークルスクエアのサイトから無料登録のボタンを押し、
管理者のメールアドレスや団体名を入力してアカウントを作ります。
団体名などは入力必須の項目ですが後から変更できるので仮決めでも問題ありません。

登録画面はこのような画面になります。

必要事項を入力して登録ボタンを押し、
管理者メールアドレスに届いたリンクをクリックすることで、本登録が完了します。

本登録後、ログインすると以下のようなホーム画面が表示されます。

メンバーの追加は、左側のメニューの「メンバー招待」から行い、
招待リンクやQRコードを各団員に送付し、登録してもらいます。

今回は、各団員をパート毎にまとめて表示したいので
グループを設定したかったのですが、グループ作成は有料プランということなので、
無料プランでも使用できる「所属」にパート名を設定して、団員の所属でまとめて表示できるようにしました。

2人の団員にユーザ登録をしてもらったら、団員一覧が以下のようになります。

それでは次に、管理者ユーザで練習予定を登録したいと思います。

左のメニューからスケジュールを選択し、練習予定を登録します。
右上の+ボタンを押します。

登録画面で練習の日時や内容などの詳細を入力して、登録ボタンを押します。

イベントカテゴリや場所は、事前に登録しておいたものを選択することもできるので便利です。

「出欠を管理する」にチェックを入れることで、各団員が出欠を登録できるようになります。

遅刻や早退も選択肢に入れることができ、ゲスト参加者も登録することが出来るので痒い所に手が届く機能です。

練習予定の登録ができました。

練習予定が登録されたら、団員にお知らせのメールや通知が届きます。

メールのリンクやアプリ画面から各自出欠を登録します。

以下は、団員がiPhoneでメールを受信し、出席(遅刻)を登録した場合の例です。

メール画面

団員のアプリ画面

管理者のホーム画面で確認すると、出欠が登録されたことがタイムラインに表示されます。

スケジュールから予定を選択し、「出欠」タブを確認すると、団員の出欠一覧を確認することが出来ます。

集計欄でパート毎の出席人数を確認でき、参加者リストでは所属(パート)毎に絞り込むことも出来るので所望の仕様も満たせています。

これで団員の出欠登録から出欠一覧の確認まで、仕様を満たしつつ実現できました。

予定が登録や変更された時の通知メールが届くかどうかの設定も、各団員で変更出来るので使い勝手もよさそうです。

その他にも、練習場所の地図を表示することが出来たり、まだまだ使えそうな機能がありそうです。

今回は無償プランを使用したため、広告表示が多く、多少煩わしいと感じましたが、有料プランでは広告を表示しない設定も可能なようです。

団体やサークルの出欠管理が必要になった!という方は、簡単に利用できそうなので参考になればと思います。

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