BLOG
2022.11.18
Salesforce レコードトリガーフローのご紹介【前編】 〜ワークフロールールおよびプロセスビルダーの廃止について〜
こんにちは、クラウドソリューション部 カスタマーサクセスチームの坂井です。
今回は、Salesforce の自動化ツールの全体的な話について説明します。
Salesforce の自動化ツールの一本化のロードマップ
先日の Salesforce Winter '23 の リリースでワークフロールールの新規作成ができなくなりました。
※既存のワークフロールールは、引き続き有効化、無効化、編集ができます。
参考記事
将来的に、ワークフローおよびプロセスビルダーの廃止となり、将来的に Salesforce の自動化のツールはフローに一本化される予定です。
自動化ツールとは？
Salesforce では、業務上同じ作業をする時のために自動化ツールが存在します。よく使うところでは、レコードの更新、Chattar で通知、ToDo の発行があります。
- 特定の商談が成約したら、設置工事の担当者、経理担当者、仕入担当者に通知
- サブスクリプション型の商談の更新が成立すると、来年の商談を自動作成
- 特定のフェーズになると、カスタム項目の日付を自動更新（見積提出日など）
- 参照関係のオブジェクトの積み上げ集計
Salesforce の自動化には下記のツールがあります。
承認プロセスは、最終承認時にアクションを登録できるため、自動化のツールの一つに含めさせて頂きました。
ワークフロールールと、プロセスビルダーは廃止予定のため、今後は「承認プロセス」と、「フロー」のみとなる予定です。
プロセスビルダーもフローも、トリガーやアクションを選択していくだけで、ノーコードで自動化することができます。
- ワークフロールール(廃止予定)
- 承認プロセス
- プロセスビルダー(廃止予定)
- フロー
参考記事
フローとは？
プロセスビルダーには、トリガー、条件、アクションのみだったのですが、フローではさまざな要素（フローチャート上に配置するパーツ）を使うことができます。
プロセスビルダーでは、「トリガー(開始)」と「レコード取得」が一緒になっていましたが、レコード取得が別れましたので、「分岐後にレコードを取得」など、細かく設定ができるようになっています。
また、「ロジック」という要素があり、「分岐」や「ループ」で、複雑なフローチャートが作ることができるようになっています。
簡単なところでは、「分岐」と「ループ」になるのですが、詳しくは次回以降に説明していきます。
フローには、いくつか種類があります。
主なフローの種類
| レコードトリガーフロー | レコードの更新をトリガー（起因）にしてアクションを実行 |
|---|---|
| スケジュールトリガーフロー | 時間をトリガー（起因）にしてアクションを実行 |
| 画面フロー | 画面レイアウト上で起動するフローを作成できます |
他にも、フローには種類があります。フローは配布することも可能です。
参考記事
次回、「レコードトリガーフロー」について詳しく説明します。
ワークフロールールとプロセスビルダーからフローへ移行
ワークフローの方は、移行ツールが準備されます。
Winter '23 で、ワークフローの新規作成ができなくなりましたので、
現在のワークフロールールを参考に、違うバージョンのワークフロールールの作成ができなくなりますので、既存のワークフロールールを、フローにコンバートするケースも出てくると思います。
そのような場合は、移行ツールを利用しましょう。
まだ一部移行できない処理が存在して、全ての処理をコンバートできるわけではないので注意しましょう。
次回は、以前紹介したプロセスビルダーと全く同じ処理を「フロー」で作成したいと思います。
【動画内容】 （22分程度 ※音声が流れます）
- フローとは？
- 事前準備
- 設定例：Chatter 通知
- 設定例：ToDo 割り当て
アンケート機能のおさらい
今回はアンケート機能を使ったフローとなりますので、アンケートの機能のおさらいが必要です。
もし、アンケート機能をまだご存知ない方は、下記の記事を先に確認していただけると幸いです。
まとめ
Salesforce の自動化のツールの中でも、フローは高度な処理が可能です。
コードが読めなくても、ノーコードで複雑なワークフローを作れます。
サブスクリプション型の商談が成約になると、自動的に次の期間の商談を自動作成することもできます。
設定方法が複雑なため、難易度が高いですが、覚えるとかなり活用の幅が広がりますので、ぜひ参考にしていただけると幸いです。
次回は、動画のレコードトリガーフローの内容を説明していきます。
