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2017.10.24

Salesforce 「活動(行動&ToDo)」のアーカイブについて

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こんにちは!サンビットにて技術を担当している井手です。

弊社のお客様から「昔の活動データが参照できなくなった」という質問を頂きます。

これは Salesforce の「活動のアーカイブ」という機能により参照できなくなっています。
活動がアーカイブされることによって、具体的にどのような点に注意すればよいのか気になりましたので、調べてみました。

活動アーカイブの紹介

活動のアーカイブ条件

活動データは期日や作成日から1年以上経過すると、自動でアーカイブされます。

詳しい条件は下記のとおりです。

  •  期日からの経過日数が 365 日を上回る行動
  •  期日からの経過日数が 365 日を上回る、完了した ToDo
  •  作成日からの経過日数が 365 日を上回る、期日のない完了した ToDo

※ちなみに、未完了 ToDo はアーカイブされません

活動がアーカイブされると、どのような影響があるのか

  1. レポートで見れなくなる
  2. 活動リストビューで見れななる
  3. データローダのExportで取得されなくなる
  4. SOQL(クエリー)では抽出されなくなる

といった事が起きます。

データが消えたわけじゃない!!

アーカイブされると、データが見れなくなるものと思い込んでいましたが、
アーカイブされた活動も他の活動と同じように活動関連リストから参照できます

データ容量としてもカウントされる!!

データベース上には依然データは存在するため、ディスク使用量の件数としてカウントされます

アーカイブされたデータを取得するには

レポートやリストビューでは抽出できませんが、
データローダーやSOQLでは条件を追記することで取得できるようになります。

  • データローダー

    「Export All」 を使用することで、アーカイブされたデータが取得可能になります。

  • SOQL

    Select句に "ALL ROWS" を付加することでアーカイブされたデータを取得可能になります。

    SOQL記載例:

    Select ID,WHOID,WHATID,SUBJECT,DESCRIPTION,ISDELETED,ISARCHIVED
    From Event where 
    ALL ROWS
アーカイブされたデータを判別するには

活動レコード内の項目「isArchived」項目が"true"になっているレコードがアーカイブ化された活動です。


活動アーカイブのメリット

活動関連のレポートやリストビュー表示時のスピードとパフォーマンスを向上させるため!
にアーカイブされます。

アーカイブされると、レポートやリストビュー、SOQL、クエリ等で活動が検索されなくなります。
データ抽出件数が減った分、速くなるというわけです。
(特に企業さんによっては、活動件数が膨大になる場合もあるので、理にかなった考えです)

活動のアーカイブ日の延長

レポートやリストビューにて1年以上前のアーカイブされた活動を表示する必要がある場合もあるかと思います。
その場合、Salesforce へアーカイブ日の延長申請を行うことができます。
正当な理由があれば、最長で約7年間までアーカイブ期間を伸ばすことが可能です。
(※条件によって対応ができない可能性もあります。)

  • 最大延長申請日数: 2,555 日(約7年)

    ※推奨される日数: 1,825日 (5年) 以内

デメリットとして、アーカイブ日数を増やすと、その分レポートやリストビュー、
SOQLで取得されるデータも多くなるため表示に時間がかかったりといった問題も生じます。
最適な日数分延長を申請するようにしましょう。

詳しい延長の方法はこちらを参考にしてください。

https://help.salesforce.com/articleView?id=000175889&language=ja&type=1

活動のアーカイブはなんとなく知ってたけど、アーカイブされるとデータが見れなくなる!
と思ってる方が多かったのではないでしょうか。

古い「活動」データを活用したり、ご覧になる事がある場合、上記のような仕組みを理解した上でご利用ください。

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