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2018.09.10

Salesforceのデータを簡単更新!Googleスプレッドのアドオン「Data connector for Salesforce(Beta版)」を使ってみた

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 こんにちは!クラウドソリューショングループの開発を担当している井手です。
今年も家族と海を満喫できて最高の夏でした!しかし、その後の酷暑で夏バテ気味がずっと続いている今日このごろです。

さて、 今回はセールスフォースのデータをGoogleスプレッドシート上で取得・更新できるアプリ「Data connector for Salesforce」を紹介したいとおもいます。

※以前別のソリューションを使った、セールスフォースの一括編集方法をご紹介していますので、こちらの記事も興味がある方はご覧ください。
     [SalesforceのデータをEXCEL上で一括更新できるアプリ「VyNDEX」を使ってみた!]
     [Salesforceを簡単更新!Googleスプレッドシート上でデータの一括編集をやってみた!]
   「G-Connector for Salesforce」編

Data connector for Salesforce を使ってみた

 Data connector for Salesforce とは

SalesforceのデータをGoogle スプレッド上で読み込み~書き込みが可能になるアドオンです。
一度ダウンロードし、EXCELなどで加工し、セールスフォースへインポートする手間なくデータの操作が可能です。

    月額料金    :無料
    動作環境    :Googleスプレッド
    提供元       :google 

    利用シーンとしては
    ・新しいデータを一括登録したい。
    ・定期的に大量のデータのメンテナンス(修正・削除)をしたい。
    ・あるオブジェクトのデータのバックアップをとっておきたい。

▼ここがすごいよ!
    ・完全無料!
    ・SOQLクエリーからスプレッドシートへデータを呼び出せる!
    ・Officeライセンスが不要なGoogleスプレッド上で利用できる!

▼注意点
   ・BETA版なので不具合や操作性に問題あり
   ・すべて英語表記(といっても難しい英語は使われていないので簡単な単語がわかれば操作可能です)
   ・Googleのアカウントが必要

○利用設定(アドオンの追加)
Googleスプレッド上で「Data connector for Salesforce」を使用するためにはアドオンの追加が必要です。下記手順でアドオンを追加してください。

    1.Googleスプレッドシート画面をブラウザーで開きます・

    2.メニュー - アドオン - アドオンを取得 を選択します    

     3.アドオン選択画面が表示されるので、右上の検索窓に「data connector」と入力しEnterを押してください。検索結果に「Data Connector for Salesforce」と表示されている箇所の右にある [+無料] ボタンをクリックします。

    4.Googleアカウントのログイン、または選択画面が表示されるので、自分のアカウントを選択するか、別のアカウントでログインしてください。

    5.Data connector for Salesforce のアクセス許可画面が表示されるので、確認をして「許可」ボタンをクリックします。こちらの記事も興味がある方はご覧ください。

  6. 設定処理が始まります。しばらく待つと完了です。
    スプレッドシートのメニューから  アドオン を表示した際に「Data Connector for Salesforce」が表示されていれば無事アドオンが導入されています。

○ログイン方法

1.スプレッドシートの [アドオン - Data Connector for Salesforce - Login to Salesforce] を選択する

2.どの環境にログインするのかを選択する
[Salesforce environment to login to: ]よりログインする環境を選択します。
通常の環境であればこのまま「Production」で大丈夫です。
※テスト環境や開発環境などのSandboxへ接続する場合は 「Sandbox」を選択します。

※「Authorize」ボタンを押してログイン画面が表示されない場合、注意点が英語にて記載されていますが、ポップアップブロックを解除しておく必要があります。各ブラウザにてポップアップブロックを解除してください。

3.ログイン認証画面でユーザーIDとパスワードを指定する
ユーザーIDとパスワードを入力して「ログイン」をクリック

アクセス許可画面が表示されるので、確認して「許可」をクリック

4.ログイン成功画面の表示
ログインが成功すると、下記のような画面が表示されます。
右の方にもなにやら表示されていますね。これはデータの取得などを行うコマンドのようです。
このあとのステップで詳しく解説していきます。

○利用方法
データの取得~更新~削除の一連の流れについて、ここでは、商談オブジェクトより「商談名 、取引先名、フェーズ、完了予定日、金額、所有者」を取得し、特定の完了予定日を更新し、テストデータを複数行削除するケースで説明します。

▼データの取得
では早速、セールスフォースからデータを取得してみましょう
スプレッドシート右側に表示されている[Data connector for Salesforce]のメニュー(以下サイドメニュー)より[Import] を選択します。

サイドメニューが切り替わるので、「Add source object」 項目から該当のオブジェクトを取得します。
今回は「商談」を更新したいので、商談をメニューより選択して「DONE」をクリックします。

次に出力する項目を選択します。「Add object field」 項目から「商談ID、商談名、取引先ID、フェーズ、完了予定日、金額、所有者ID」を選択します。項目の選択が完了したら「DONE」をクリックします。

出力条件選択画面が表示されます。私の環境ではデータ件数が少ないので特に指定しません。
その前に、取得する項目の中に「取引先ID」がありましたよね。IDの状態だと何がなんだかわからないので、取引先名を取得します。一番下にある「SHOW SOQL」をクリックします。

※ここでは、SOQLの操作が発生します。意味がわからない方は読み飛ばしてください

直接SOQLが編集できる画面が表示されました。取引先ID(AccountID)と所有者ID(OwnerID)より参照先のName項目を取得します。

上記SOQL内の項目を各
・Opportunity.AccountId → Account.Name
・Opportunity.OwnerId   →  Owner.Name

と書き換えてください。
書き換え後は下記のようになります。

select Opportunity.Id, Opportunity.Name, Account.Name,
Opportunity.StageName, Opportunity.CloseDate,
Opportunity.Amount, Owner.Name
from Opportunity

書き換えたら「EXECUTE」をクリックしてください。スプレッドシート上にデータが取得されます

▼データの新規登録・更新

上記「データの取得」にて取得した商談の完了日が「2013/7/13」のものについて、「2018/9/5」に書き換えてアップデートします。
スプレッドシート上で該当箇所を更新します。

セールスフォースへ反映したい行のデータを、行ごと選択します。(ID列だけでも良いようですが・・)
選択後、スプレッドシート右側に表示されているサイドメニューより[Update] を選択します。

選択すると、下記のような画面が表示されます。
更新をしたいので、Update を選択します。

「DONE」をクリックします。

次にスプレッドシート上のどの項目がセールスフォース側の項目と結びつくのかを選択します。
今回はセールスフォース側の項目とスプレッドシート上の項目がほぼマッチしているので自動的に割あたっているようです。

特に何も触らず「EXECUTE」をクリックします。
最終確認画面が表示されるので、「UPDATE」をクリックします。

更新されると、処理結果が表示されます。
「Updated」と表示されているので無事完了したようです。

セールスフォース側でも確認します。無事修正されています!

が・・・

どうやら日付が1日ずれてますね。これはセールスフォースへデータをインポートする際によく起こる問題ですので、1日足して登録する必要があるようです。

日付のズレについては詳しくはこちらをごらんください。
https://help.salesforce.com/articleView?id=000047804&language=ja&type=1

▼データの削除
最後に複数のデータを削除します。

削除したいデータを、スプレッドシート上より行ごと選択します。(ID列だけでも良いようですが)選択後、スプレッドシート右側に表示されているサイドメニューより[Delete] を選択します。
削除対象が認識されますので、そのまま「DELETE」をクリックします。
最終確認画面が表示されるので、「UPDATE」をクリックします。

削除されると、処理結果が表示されます。
「Deleted」と表示されているので無事完了したようです。

試しにセールスフォース側でIDを指定してデータを表示してみると、レコードが見つからない旨のメッセージが表示されました。無事削除されているようです。

 
今回ご紹介したツールは Beta版ということもあり、ちらほら正しく動作してくれなかったり、操作上不便なところがあったりと、敷居が高いソフトに感じました。(日付が1日ずれるなど)ただ、現状BETA版なので今後もっと使いやすいツールとして進化することでしょう。
日々、大量のデータをセールスフォース上で更新していて大変!という方はぜひ一度お試しください!

 

 

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